Executive Assistent & Projekt administratör

Administrativ assistentHeltidVanlig anställning

Krav och önskade kompetenser

Meriterande:

Projektadministration

Om tjänsten

Är du en erfaren Executive Assistant eller senior administratör som trivs nära ledning och samtidigt vill arbeta med frågor som gör skillnad? Har du ett starkt eget driv, känsla för struktur och ett genuint intresse för hållbarhet? Då kan detta vara ett spännande uppdrag för dig. Vi söker nu en Executive Assistent & Projekt administratör till ett konsultuppdrag inom Sustainability i Stockholm. Här får du en central och förtroendefull roll där du stöttar seniora ledare, koordinerar teamets arbete och självständigt driver initiativ kopplade till organisationens hållbarhetsagenda. Om rollen I rollen blir du ett kvalificerat stöd till Vice President Sustainability och Director Sustainable Supply Chain. Du ansvarar för att skapa struktur och framförhållning i en vardag med högt tempo, många kontaktytor och varierande frågeställningar. Arbetet kombinerar Executive Assistant-uppgifter med projektkoordinering och eget ansvar för mindre initiativ. Det kan exempelvis handla om att koordinera möten och ledningsaktiviteter, ta fram presentationer och beslutsunderlag, genomföra analyser och benchmarks samt uppdatera hållbarhetsrelaterat innehåll. Du kommer även att stötta Sustainability-teamet i administrativa och koordinerande frågor. Hållbarhet är en integrerad del av verksamhetens strategi och du får arbeta nära frågor som bland annat rör social hållbarhet, mänskliga rättigheter och energiomställning. Exempel på arbetsuppgifter Hantera och prioritera kalender, möten och aktiviteter för seniora ledare Planera och koordinera interna och externa möten samt säkerställa rätt information och underlag Förbereda professionella PowerPoint-presentationer, beslutsunderlag och budskap Genomföra analyser, research och benchmarks samt sammanställa resultat för seniora intressenter Koordinera teammöten, skriva mötesanteckningar och följa upp aktiviteter Självständigt driva mindre initiativ och projekt Koordinera aktiviteter inom Health & Safety Administrera fakturor, kostnader och avstämningar Uppdatera och strukturera dokumentation samt hållbarhetsrelaterat innehåll Vara en central kontaktpunkt och ett proaktivt stöd för Sustainability-teamet Vem är du? Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant, senior teamadministratör, Project Administratör eller i en liknande kvalificerad roll. Du är trygg med att arbeta nära seniora beslutsfattare och har förmågan att ligga steget före, prioritera och självständigt fatta beslut i det dagliga arbetet. Som person är du strukturerad, lösningsorienterad och prestigelös. Du gillar när tempot är högt och har förmågan att behålla både kvalitet och gott omdöme när mycket händer samtidigt. Integritet och professionalism är naturliga delar av ditt arbetssätt. Samtidigt är du kommunikativ och relationsskapande och trivs i en internationell miljö där samarbete sker över både organisations- och landsgränser. Vi söker dig som har Akademisk examen Erfarenhet som Executive Assistant på ledningsnivå, senior administratör eller motsvarande Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, bland annat Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint God förmåga att skapa professionella presentationer och beslutsunderlag Stark organisatorisk och administrativ förmåga Förmåga att självständigt prioritera och driva ditt arbete framåt Erfarenhet från internationella eller multinationella organisationer Flytande svenska och engelska, i tal och skrift Meriterande Erfarenhet av SAP eller liknande ekonomisystem Erfarenhet av inköpsorder, fakturahantering och ekonomiska processer Erfarenhet av projektkoordinering och projektuppföljning Erfarenhet eller ett starkt intresse för hållbarhetsfrågor Om uppdraget Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka Arbetssätt: Hybrid, normalt 2-3 dagar per vecka på kontoret enligt överenskommelse Start: Så snart som möjligt Uppdrag: Initialt till 31 mars 2027 Det här är en spännande möjlighet för dig som vill använda din administrativa och koordinerande erfarenhet i en roll med stort förtroende, internationella kontaktytor och tydlig koppling till framtidens hållbarhetsfrågor. Låter det som rätt nästa steg för dig? Varmt välkommen med din ansökan! Utveckla din expertis med Jefferson Wells Jefferson Wells är specialiserade på chefer och specialister. Vi samarbetar med några av Sveriges mest attraktiva arbetsgivare och erbjuder utvecklande uppdrag där din kompetens gör verklig skillnad. Hos oss får du möjlighet att arbeta i roller med stort ansvar, bidra till verksamheters framgång och fortsätta utvecklas genom hela din karriär. På Manpower, Experis och Jefferson Wells värnar vi om en trygg och transparent rekryteringsprocess. Vi kommer aldrig att be dig om betalning, bankuppgifter eller annan känslig personlig information i samband med en jobbansökan eller rekrytering. Om du får misstänkta meddelanden som sägs komma från oss ber vi dig att kontakta oss på contactcenter@manpower.se. Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Arbetsplatsadress

Evenemangsgatan 13, 16979 Stockholm

Sista ansökningsdag: 6 oktober 2026

Ansök hos arbetsgivaren

AI Karriär-Co-pilot

Öka dina chanser att få detta jobb

Låt vår AI granska ditt befintliga CV mot annonsens exakta krav och generera ett skräddarsytt personligt brev.

Få ett konkret matchningsbetyg (0–100%) och se saknade nyckelord.

Skapa ett skräddarsytt personligt brev anpassat för rollen.

Optimera din profil för automatiserade rekryteringssystem (ATS).

Matcha ditt CV gratis Skapa personligt brev med AI

100% GDPR-säkert · Data inom EU

Söker du fler roller?

Se alla utlysta tjänster i Stockholm och bevaka nya matchningar.

Visa alla jobb i Stockholm →

Liknande lediga jobb

Fler aktuella tjänster inom samma område som kan passa din profil.

Se alla liknande jobb

Mickes fönsterputs och städ ABAnsök senast 5 okt.

Administrativ assistent och planerare på heltid

STOCKHOLM·Administratör

Administrativ assistent och planerare på heltid Optimal Trappstädning söker en strukturerad och ansvarstagande administrativ assistent som vill arbeta med planering, kundkontakt och löpande administration på vårt kontor vid Fridhemsplan. Tjänsten är på heltid med arbetstid måndag–fredag kl. 08.00–17.00. Arbetsuppgifterna är lätta att lära sig och du får tydliga rutiner och en ordentlig introduktion. Dina arbetsuppgifter Planera och boka in arbeten Besvara mejl från kunder och personal Svara på inkommande telefonsamtal Registrera och fördela kundärenden Kontakta städpersonal om tider, uppdrag och förändringar Uppdatera scheman och information Följa upp pågående ärenden Utföra enklare administration och dokumentation Kontrollera att planerade uppgifter har genomförts Vi söker dig som Är strukturerad och bra på att planera Talar och skriver mycket bra svenska Har grundläggande datorvana Kan hålla ordning på flera uppgifter samtidigt Är noggrann och uppmärksam på detaljer Tar eget ansvar och slutför dina arbetsuppgifter Är lösningsorienterad och lättlärd Kommunicerar tydligt med både kunder och personal Tidigare erfarenhet av administration, planering, kundservice, bemanning eller kontorsarbete är meriterande, men inget krav. Det viktigaste är att du är pålitlig, organiserad och vill lära dig arbetet. Om tjänsten Omfattning: Heltid, 100 % Arbetstid: Måndag–fredag kl. 08.00–17.00 Arbetsplats: Fridhemsplan i Stockholm Tillträde: Enligt överenskommelse B-körkort (automat räcker) är en merit Om Optimal Trappstädning Optimal Trappstädning grundades 1997 och arbetar med trappstädning för bostadsrättsföreningar och fastighetsägare i Stockholmsområdet. Vi är ett växande företag med fokus på kvalitet, ordning och god kundservice. Ansökan Skicka ditt CV och en kort presentation till niklas@optimaltrappstadning.se. Skriv ”administrativ assistent” i ämnesraden och berätta varför du är intresserad av tjänsten. Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan!

Visa annons Matcha med AI

Academic Work Sweden ABAnsök senast 20 mars

Administrativ assistent – bli en nyckelperson hos vår kund!

Stockholm·Administrativ assistent

Är du en strukturerad, nyfiken och serviceinriktad person? För vår kunds räkning söker vi nu en administrativ assistent som vill ta sig an en bred, varierad och central roll! Här blir du navet i teamet och en viktig stödfunktion för hela kontoret – särskilt inför en spännande kontorsflytt. Vi söker dig som är orädd, nyfiken på digitala verktyg och som trivs med att ge förstklassig service. Sök tjänsten idag, urval sker löpande! Om tjänsten Detta är ett konsultuppdrag där vi samarbetar med vår kund som under början av nästa år står inför en spännande kontorsflytt. Teamet du kommer till samlar flera viktiga funktioner inom organisationen, såsom onboarding, behörighetsadministration, intranätskommunikation och daglig kontorsadministration. Tillsammans utgör ni den naturliga samlingspunkten som alla medarbetare vänder sig till vid frågor, problem eller interna behov. I rollen som administrativ assistent arbetar du i nära samarbete med dina kollegor i teamet samt har ett brett kontaktnät över hela företaget. Du fungerar som ett internt service- och teknikstöd där du hjälper medarbetare med allt från åtkomster och behörigheter i digitala system till praktiska IT-frågor och problemlösning i vardagen. Eftersom kontoret flyttar i början av november kommer du även att spela en viktig roll i att hantera flyttrelaterade frågor och säkerställa en smidig övergång för verksamheten. Rollen innehåller även inslag av ledningsstöd, hantering av leverantörsfakturor samt koordinering av interna event såsom exempelvis kanelbullens dag, after works och konferenser. Vår kund verkar i en miljö som kännetecknas av höga kvalitetskrav, ett starkt ansvarstagande och ett professionellt bemötande. Arbetsuppgifter Administrera digitala och fysiska behörigheter samt accesser för medarbetare. Ge användarstöd till kollegor i Microsoft 365, SharePoint och andra interna IT-system. Vara den första kontaktytan för medarbetares frågor gällande kontoret och IT-problem. Driva och koordinera flyttrelaterade frågor och aktiviteter inför kontorsflytten. Granska, stämma av och administrera leverantörsfakturor samt hantera enklare ekonomi. Ta fram rapporter, statistik och beslutsunderlag samt förbättra administrativa rutiner. Vi söker dig som Har 2–5 års erfarenhet av administrativt arbete, service eller en koordinatorroll. Har mycket god datorvana och goda kunskaper i Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams samt SharePoint). Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift, då båda språken används i det dagliga arbetet. Har erfarenhet av att arbeta i digitala system och databaser. För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: För denna tjänst lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper! Vi söker dig som är utåtriktad, social och genuint serviceinriktad med en god förmåga att möta olika typer av människor. Du är strukturerad och noggrann i ditt arbete, men samtidigt flexibel, orädd och prestigelös. Du drivs av nyfikenhet, trivs med att testa dig fram för att lösa problem och delar gärna med dig av nya kunskaper till dina kollegor. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Visa annons Matcha med AI

COOR Service Management AktiebolagAnsök senast 13 nov.

Administratör inom fastighetsdrift

Stockholm·Administrativ assistent

Vill du ha en roll där din struktur, service och noggrannhet gör skillnad varje dag? Är du personen som har människan i fokus och är lyhörd för kundens behov? Välkommen till oss – på Coor är du skillnaden! Vilka är vi? På Coor skapar vi de bästa arbetsmiljöerna för våra kunder och deras medarbetare. Hos oss blir du en del av ett engagerat team där vi samarbetar, utvecklas och hjälper varandra att lyckas. Nu söker vi en administratör som gillar struktur, service och att ha koll på detaljerna. Du får en viktig roll i vår leverans och bidrar till att skapa smidiga administrativa flöden och en riktigt bra service för vår kund. Vad kommer du att få arbeta med? Som administratör arbetar du nära arbetsledare och chefer och ser till att administration, orderflöden och fakturering fungerar effektivt och korrekt. Du kommer bland annat att: administrera och följa upp arbetsorder i kundens och Coors system säkerställa att arbetsorder är uppdaterade och avslutas korrekt kvalitetssäkra underlag och skapa ett effektivt faktureringsflöde hantera fakturering och bidra till ekonomisk uppföljning stötta arbetsledare och chefer i det administrativa arbetet ha kontakt med kund och leverantörer kring underlag, attest och korrigeringar bidra till ständiga förbättringar och smartare arbetssätt Kort sagt, du är en viktig del i att få vardagen och leveransen att fungera. Vem är du? Du gillar att skapa struktur, hålla ihop saker och ge bra service. Du är noggrann och ansvarstagande och trivs med att arbeta både självständigt och tillsammans med andra. När tempot varierar kan du prioritera, behålla överblicken och se till att saker blir gjorda. Vi söker dig som har: erfarenhet av administration, gärna inom fakturering eller ekonomi gymnasieutbildning, gärna med ekonomisk inriktning, eller motsvarande arbetslivserfarenhet god systemvana och goda kunskaper i Office-paketet, framför allt Excel god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift Har du erfarenhet från fastighetsdrift, entreprenad eller serviceverksamhet är det meriterande. Erfarenhet av Agresso, Faciliate och/eller Maximo är också ett plus. Om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Sysselsättningsgrad: 100 % Arbetstid: 40 tim / vecka Startdatum: Enligt överenskommelse Provanställning: 6 mån Placering: Södertälje, Nacka eller Stockholm Rollen är placerad i säkerhetsklass och säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer genomföras innan anställning. Övrig information Vid frågor kontakta:Södertälje: Stefan Kallstenius, stefan.kallstenius@coor.com tel 010-5595833 Stockholm & Nacka: Lucas Eklund, lucas.eklund@coor.com 070-9951326 Vi hanterar ansökningar löpande så sök in redan idag. Vi behandlar personuppgifter enligt GDPR och tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem. Alla urvalsbeslut fattas genom mänsklig bedömning. Som en del av rekryteringsprocessen använder vi personlighetstester för att bidra till en rättvis och träffsäker bedömning. Vill du bidra med struktur, service och kvalitet i en viktig leverans? Välkommen med din ansökan – på Coor är du skillnaden! All försäljning från annonssäljare och rekryteringsföretag i samband med denna rekryteringsprocess undanbedes vänligen. På Coor möter vi varandra med nyfikenhet och värme. Hos oss arbetar människor med olika personligheter, bakgrunder och talanger. Coor är service; vi tar hand om våra kunders fastigheter, lagar mat, städar, välkomnar gäster, levererar post och sköter alla de hundratals Facility Management-tjänster som krävs för att en arbetsplats eller fastighet ska fungera på bästa sätt. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa de bästa arbetsmiljöerna i Norden – smarta, hållbara och fyllda med glädje, för både våra kunder och oss själva. Tillsammans skapar vi värde genom att utföra, leda och effektivisera våra kunders serviceverksamheter så att de kan fokusera på vad de gör bäst. Resten tar vi hand om. Genom vår varma kultur och vårt starka samarbete har vi roligare och skapar mer värde för våra kunder. Det ser vi varje dag. Det är därför vi är ett av Nordens ledande företag inom Facility Management.

Visa annons Matcha med AI

STOCKHOLMS STADSMISSIONAnsök senast 18 okt.

Vägledare till Stockholms Stadsmissions mötesplats Märsta

Märsta·Flyktingassistent

Vi söker dig som vill arbeta som vägledare i ett nytt projekt, "Delaktighet från start" vid Stockholms Stadsmissions i Märsta. Projektet är finansierat av AMIF och ska pågå i tre år. Stockholms Stadsmission planerar att öppna en ny mötesplats i Märsta med särskilt fokus på barn, unga och deras familjer, samt vuxna utan barn, som befinner sig i asylprocessen och bor på Migrationsverkets mottagnings- och återvändandecenter i Stockholmsområdet. Mötesplatsen ska erbjuda en trygg och välkomnande miljö där barn, unga, familjer och vuxna utan barn får möjlighet till gemenskap, meningsfulla aktiviteter och individuellt anpassat stöd. Verksamheten kommer att möta människor i olika livssituationer och med varierande behov, där vägledning, delaktighet och social gemenskap är centrala delar. Som vägledare på Mötesplats Märsta får du en viktig och central roll i verksamheten. Du kommer att möta och stötta deltagare genom bland annat öppna aktiviteter, gruppverksamhet, utflykter, vägledande och stödsamtal. Arbetet handlar både om att skapa trygghet och meningsfulla sammanhang och om att stärka individens möjligheter att orientera sig i sin situation och få tillgång till relevant stöd. Anställningen är tidsbegränsad på tre år och kopplad till projektets finansierade period. Samtidigt är ambitionen att Mötesplats Märsta ska utvecklas till en permanent verksamhet. En fortsatt verksamhet efter projektperiodens slut är beroende av att långsiktig finansiering kan säkerställas. Vi söker dig som I första hand är utbildad socionom, alternativt har annan relevant akademisk utbildning inom socialt arbete, beteendevetenskap, samhällsvetenskap eller motsvarande. Har erfarenhet av arbete med integration och personer som befinner sig i migrationsprocessen. Har erfarenhet av arbete med barn, unga och/eller familjer. Har god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, både i tal och skrift. Delar Stockholms Stadsmissions värdegrund. Meriterande Språkkunskaper utöver svenska, exempelvis arabiska, dari, persika, tigrinja, spanska. Erfarenhet av samhällsvägledning eller arbete på öppen mötesplats. Kunskap om NPF och/eller lågaffektivt bemötande (LAB). För att trivas i rollen tror vi att du är lösningsfokuserad, positiv och stresstålig. Verksamheten är dynamisk och föränderlig, vilket ställer krav på flexibilitet och anpassning hos våra medarbetare. I arbetet ingår att ta eget ansvar för vissa aktiviteter, ibland i team tillsammans med kollegor, därför ser vi ett värde i att du är kreativ, driven och självgående. Vi erbjuderDessa tre tjänster är placeradoe i Märsta och är 100%. Arbetet sker i huvudsak måndag-fredag men kvällar, lördagar och röda dagar kan förekomma. Tillträde: Omgående eller efter överenskommelse. Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Kallelse till intervjuer kommer ske löpnade och tjänsterna kan komma att tillsättas innan ansökningstiden är slut. Du blir en av tre nya medarbetare som tillsammans med er chef får möjlighet att bygga upp och forma Mötesplats Märsta från start. Här finns utrymme att bidra med erfarenheter och idéer och tillsammans skapa ett engagerat och välfungerande team. Som en del av Stockholms Stadsmission arbetar vi alltid med vår värdegrund som utgångspunkt – i mötet med människor, i samarbetet med varandra och i vårt gemensamma arbete för ett mänskligare samhälle. AnsökanI denna rekrytering har Stockholms Stadsmission valt att ta bort det personliga brevet ur rekryteringsprocessen. Istället ställer vi urvalsfrågor vid ansökan för att få veta mer om din motivation/intresse samt hur väl du uppfyller tjänstens kravprofil. Välkommen med din ansökan! Stockholms Stadsmission är en idéburen organisation som arbetar för att skapa ett mänskligare samhälle för alla. Detta gör vi genom att arbeta med social omsorg, utbildning och arbetsintegration. Något som vi gjort ända sedan 1853 då vi bildades för att hjälpa dem som hade det sämst i samhället. Vårt mål är att alla ska få nya livschanser, stärka sin egenmakt och vara delaktiga i samhället. Stockholms Stadsmission erbjuder människor akut hjälp, råd och stöd till sociala rättigheter, boende, arbetsträning samt utbildning för att förebygga och bryta utanförskap. Vårt främsta verktyg är att människor stärker sin tro på sig själva och sin egen förmåga. På så sätt skapar vi tillsammans ett hållbart och mänskligare samhälle för alla.

Visa annons Matcha med AI