Hitta ditt nästa jobb – och matcha med AI
Sök bland aktuella annonser från Platsbanken. Låt vår intelligenta matchning visa exakt hur väl din profil passar innan du söker.
Visar 16 av 100 lediga jobb för "Administrativ assistent" i Stockholms län
Rensa sökfilterExecutive Coordinator till Coursio
Vill du få stort ansvar tidigt i karriären och växa tillsammans med ett snabbväxande techbolag? Om tjänsten På Coursio söker vi en strukturerad och självgående person som vill utvecklas i en nyckelroll nära både VD och ledning. Du kan vara nyutexaminerad eller ha några års arbetslivserfarenhet – det viktigaste för oss är inte hur långt ditt CV är, utan hur du tar dig an problem, samarbetar med andra och driver saker framåt. Om Coursio Coursio erbjuder en affärsplattform för utbildning och arbetar med kunder i flera länder. Vi är ett internationellt team med kollegor i bland annat Sverige, Portugal, USA och Ukraina. En del av teamet arbetar från Stockholm och en del på distans. Vi trivs i en miljö där tempot är högt, beslutsvägarna korta och där eget ansvar är en naturlig del av vardagen. Om rollen Det här är en bred och hands-on roll för dig som gillar att hålla ihop många olika delar samtidigt, skapa struktur och lösa problem innan de växer. Du blir VD:s högra hand och stöttar samtidigt verksamheten och ledningsteamet i det dagliga arbetet. Ena stunden koordinerar du möten och prioriteringar för VD, nästa stund hanterar du administrativa processer, kundärenden eller interna projekt. Rollen passar dig som trivs med variation, tar egna initiativ och tycker om att få saker att fungera bakom kulisserna. Arbetsuppgifter Nära VD och ledning Proaktivt hantera och prioritera VD kalender samt lösa schemakonflikter Vara kontaktperson mellan ledningen och interna eller externa intressenter Förbereda mötesmaterial och presentationer Koordinera och boka resor, möten och event Hantera fakturering, utlägg och enklare ekonomiadministration I den dagliga verksamheten Hantera administrativa ärenden och operativa arbetsflöden Granska och hantera inkommande fakturor Stötta i kundkommunikation, teknisk support och leveranser till kunder Bidra till att skapa struktur i interna processer Använda digitala verktyg och AI för att effektivisera administration och informationsflöden Ansvara för löpande kontorsadministration Vi söker dig som Är tekniskt nyfiken och ser AI som ett naturligt verktyg i ditt arbete Har studerat eller har skaffat dig relevant arbetslivserfarenhet inom administration, koordinering, service eller liknande områden Trivs med att ta ansvar och har en stark vilja att lära dig och utvecklas Är lugn och strukturerad även när tempot ökar Tar egna initiativ och gärna ligger steget före istället för att vänta på instruktioner Är social, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra Har goda kunskaper i Gmail, Google Kalender och Microsoft Office Ser problem innan de växer och kommer gärna med lösningsförslag Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska i tal och skrift. Du kommer att använda båda språken dagligen med kollegor och kunder Vi tror att du kommer att trivas extra bra i rollen om du vill: Få stort ansvar tidigt och arbeta nära ledningen i ett växande bolag Ha varierande arbetsdagar snarare än repetitiva arbetsuppgifter Utvecklas snabbt i en entreprenöriell och internationell miljö Vara med och påverka hur saker görs, istället för att bara följa etablerade processer Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. Praktisk information Omfattning: Heltid Start: Så snart som möjligt Placering: Stockholm Lön: 27 000–29 000 kr/månad beroende på erfarenhet
Lageradministratör sökes till kund i Jordbro – Sommarvikariat
Vi söker nu en noggrann och serviceinriktad lageradministratör till vår kund i Jordbro för ett sommarvikariat under veckorna 26–31. Är du van att arbeta i ett högt tempo, trivs med administration och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter? Då kan detta vara rätt tjänst för dig! Om tjänsten Som lageradministratör kommer du att ha en central roll i den dagliga verksamheten. Du ansvarar för administrativa uppgifter kopplade till lager och logistik samt fungerar som kontaktperson för chaufförer och kunder via telefon, mejl och fysiska möten. Tjänsten är på plats i Jordbro, måndag–fredag kl. 07.00–16.00. Distansarbete är inte aktuellt. Arbetsuppgifter Ta emot chaufförer och hantera in- och utleveranser Hantera telefon, mejl och fraktdokument Registrera och uppdatera saldon i system Avrapportera order och hantera ärenden i ärendesystem Daglig administration och dokumenthantering Inventering och kontroll av lagersaldo Arbete i system som WMS och Dynamics Vi söker dig som Har erfarenhet av administration, gärna inom lager eller logistik Är strukturerad, stresstålig och snabblärd Har god datorvana och mycket goda kunskaper i Office-paketet, särskilt Excel Talar och skriver svenska och engelska flytande Trivs i en serviceinriktad roll med många kontaktytor Har förmåga att snabbt prioritera och anpassa ditt arbete vid förändringar Meriterande Tidigare erfarenhet av arbete i kyllager Truckkort Erfarenhet av lager- och affärssystem Låter detta som något för dig? Skicka in din ansökan redan idag! Detta är ett konsultuppdrag där du blir uthyrd via oss på Arena Personal. Vi tar inte emot ansökningar via telefon eller mejl.
Assistant at global beauty brand
We are looking for a person that is willing to learn administrative tasks and being an all over assistant to the current team of 3 people. Basic knowledge of Excel is a priority aswell as fluent in English both in writing and speaking. Job includes but not limited to: Monthly and weekly inventory counting Office management Warehouse management Creating shipping labels in Shopify and Fedex/UPS Booking pick ups with shipping companies Assistant to founder/Art director Assistant to order fulfillment manager Packing PR orders Full time position No remote work
Executive Assistant with a focus on AI-enabled operations at GaPP
We offer you A diverse and influential role in a dynamic, international, and academically driven environment. As Executive Assistant, you will work closely with the Director of the House of Governance and Public Policy (GaPP) and play a central role in ensuring that their time, attention, communications, and professional relationships are managed proactively and effectively. The position combines the trusted responsibilities of an experienced Executive Assistant with the opportunity to develop smarter ways of working through artificial intelligence and automation. You will help create structure in a complex, high-volume environment, improve workflows, and ensure that the Director is well prepared for meetings, decisions, travel, and stakeholder engagements. This is a role with significant scope for initiative, responsibility, and professional development. You will be trusted to exercise sound judgement, handle sensitive information, and act as a reliable operational partner. The role As Executive Assistant, you will manage a broad ecosystem of calendars, contacts, communications, meetings, travel, and follow-up activities. You will work with multiple internal and external stakeholder groups, often across different time zones. You will collaborate closely with your colleagues at GaPP as well as team members of other units at professional services, such as External relations. A central part of the role will be to protect the Director’s time and ensure that priorities are reflected in the calendar and daily agenda. You will also help introduce and maintain approved AI-supported workflows for tasks such as email triage, meeting documentation, research, drafting, reminders, and contact management. You will maintain human oversight of all AI-assisted processes and ensure that outputs meet the required standards for accuracy, confidentiality, tone, and professional judgement. Your tasks will include, but are not limited to: Managing a complex calendar across multiple priorities, stakeholders, and time zones. As well as resolving scheduling conflicts and protecting time for preparation. Preparing daily and weekly briefing materials, agendas, pre-reads, and priority lists. Ensuring that the executive is fully prepared for meetings, events, travel, and other commitments. Maintaining accurate and well-structured records of contacts, organizations, interaction history, and follow-up activities. Supporting stakeholder mapping and network analysis for strategic initiatives and decisions. Following up on decisions and actions to ensure that agreed deadlines are met. Organizing dinners, conferences, internal offsites, and other events. Coordinating domestic and international travel, including itineraries, visas, expenses, and contingency plans. Identifying and testing approved AI tools for scheduling, email management, summarization, drafting and administration. Build and maintain prompt libraries and workflow automations. Using AI-supported tools to produce meeting notes, extract actions, create reminders, and maintain data quality. Ensuring that personal data and confidential information are handled in accordance with applicable organizational, privacy, and information-security policies. Your profile We are looking for an experienced and highly organized Executive Assistant who combines excellent judgement and interpersonal skills with a strong interest in technology and new ways of working. You are proactive and attentive, with the ability to anticipate needs and create structure in an environment involving many stakeholders and competing priorities. You are comfortable making day-to-day decisions within agreed boundaries and know when an issue needs to be escalated. You work accurately and maintain a high level of discretion, even when dealing with sensitive information or rapidly changing circumstances. You are service-minded and collaborative while also being confident in protecting priorities and communicating on behalf of a senior executive. To succeed in the role, you should be curious about how AI can improve executive operations. You understand that AI tools require careful human oversight and use them thoughtfully, with attention to privacy, accuracy, security, and professional context. You are calm under pressure, solution-oriented, and comfortable moving between long-term planning and practical, hands-on tasks. Qualifications An academic degree or equivalent professional experience. Several years of relevant experience as an Executive Assistant, preferably supporting C-suite executives or other senior leaders. Proven experience managing complex calendars and stakeholder relationships. Experience coordinating meetings, events, projects, and domestic and international travel. Demonstrated experience using AI tools for productivity, automation, drafting, research, or information management. Experience working with CRM systems, calendar platforms, project-management tools, and digital collaboration environments. Written and spoken English and Swedish. Meritorious Experience working in higher education or another academically driven environment. International or cross-cultural working experience. Other This is a full-time, permanent position with an initial six-month probationary period. The position is based in Stockholm. Start date is according to agreement. We encourage you to apply promptly as we are actively reviewing applications on an ongoing basis. We look forward to receiving your application.
Switchboard/Workplace support Coordinator
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Switchboard/Workplace support Coordinator ( Vikariat )
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Switchboard/Workplace support Coordinator Fixed position
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Transport Operations coordinator-Stockholm
Transport Operations Coordinator - Stockholm ShazaibGroup AB Transport and Delivery Services | Municipality: Stockholm Extent: Full-time Duration: Until further notice Employment type: Permanent employment (incl. possible probationary period) About the job Job Description ShazaibGroup AB is looking for a motivated, responsible, and well-organized Transport Operations Coordinator to support our daily transport and delivery operations in Stockholm. ABOUT THIS ROLE As a Transport Operations Coordinator, you will be responsible for planning, coordinating, and monitoring daily operational activities. You will help ensure that assignments are properly scheduled, information is communicated effectively, and daily operations run smoothly and efficiently. This is a coordination and administrative position. No driving duties are included in this role. The position requires strong organizational skills, good communication, and the ability to manage several tasks at the same time. ROLES & RESPONSIBILITIES • Coordinate and monitor daily transport and delivery operations. • Plan schedules, assignments, and operational activities. • Monitor ongoing assignments and follow up on their completion. • Handle operational changes, delays, and scheduling issues. • Maintain professional communication with customers and team members. • Keep operational records and documentation accurate and up to date. • Assist with workforce planning and scheduling. • Support management with daily administration and operational reports. • Help improve operational efficiency and service quality. • Ensure company procedures and operational requirements are followed. WE ARE LOOKING FOR YOU WHO • Has experience in coordination, logistics, transport, delivery services, administration, customer service, or a similar field. • Is organized, responsible, and able to work independently. • Has strong communication, planning, and problem-solving skills. • Can manage multiple tasks and changing priorities in a fast-paced environment. • Is comfortable using computers and standard office software, including Microsoft Word and Excel. • Has good English communication skills. • Knowledge of Swedish and additional languages is meritorious. • Previous experience in an operational, administrative, coordinator, dispatcher, or team-support role is an advantage. QualificationsEducation - Meritorious • Upper-secondary education or equivalent. • Post-secondary education in logistics, transport, business administration, management, or a related field is an advantage. Work Experience - Meritorious • Experience in operations coordination or administration. • Experience in logistics, transport administration, courier or delivery operations. • Experience in customer service, scheduling, planning, or team support. Skills • Good organizational and time-management skills. • Good communication and customer-service skills. • Ability to work independently and as part of a team. • Basic to good knowledge of Microsoft Word and Excel. • Ability to maintain records, schedules, and operational documentation. Languages - Meritorious • English • Swedish • Additional languages are an advantage. Other information Salary type: Fixed monthly salary Where is the workplace located? The workplace is located in Stockholm County. Employer ShazaibGroup AB Organisation number: 559442-9200
Administrative Staff 1 Position
The Administrative Staff provides day-to-day administrative and office support to China Eastern Airlines’ Stockholm Office and assists the Finance Manager with certain basic financial operations and finance-related administrative tasks. Key responsibilities include: Maintain documents, files and office records; Assist with office supplies, fixed assets and office facilities; Support attendance, leave, training and basic personnel administration; Assist with invoices, reimbursement documents, payment requests and other expense-related records; Support the Finance Manager with basic financial operations, including preparation of expense documentation, vouchers and payment materials, basic data entry, reconciliation support and related financial administration; Assist with routine coordination with the Company’s finance department, external accounting service providers, banks and other relevant parties; Maintain routine contact with suppliers, landlords and other service providers; Arrange meetings, receive visitors and provide general office coordination; Maintain contracts, licences and other important documents; Perform other administrative, finance-support and office-related duties as assigned.
Administratör sökes till Statens Institutionsstyrelse, ungdomshem Rebecka
SiS ungdomshem Rebecka tar emot icke skolpliktiga flickor, 16-21 år, med psykosocial problematik samt kriminalitet och missbruk som är tvångsvårdade enligt LVU och som behöver behandling. Rebecka har fem avdelningar med olika uppdrag. Utredningsarbetet genomförs av psykologer, utredningssekreterare, lärare och sjuksköterska och när uppdraget kräver även barnpsykiatriker. Arbetsbeskrivning Vi söker en noggrann och serviceinriktad administratör med sinne för detaljer som gillar omväxlande administration, ett nära samarbete i team och att skapa mervärde för verksamheten. Detta är en bred roll som inbegriper att man ansvarar för stödet inom olika administrativa områden i kontakten med chefer, personal och externa samarbetspartners. Några exempel på förekommande arbetsuppgifter Hantering och utlämnande av myndighetskort / personalkort / passerkort. Även vara behjälplig med hantering av nycklar och vara behjälplig med bokningar av tjänstefordon. Hantering av inkomna e-post i registrator inkorgen. Ta emot och vara behjälpig med besök från huvudkontor och externa samarbetspartners. Registrera begäran om allmänhandling enligt gällande lagstiftning och SiS riktlinjer. Söka efter efterfrågade handlingar i relevanta system, arkiv och hos berörda medarbetare. Inhämta och sammanställa handlingar eller uppgifter som finns på flera ställen eller hos flera personer. Genomföra sekretessbedömning och vid behov maska uppgifter enligt gällande lagstiftning och SiS riktlinjer. Samråda med administrativ chef, kvalitetschef eller institutionschef innan utlämnande av handling. Lämna ut handlingar i enlighet med fattat beslut och dokumentera utlämnandet. Vid behov av gallring av e-post i samband med utlämnande ska Verksamhetsjuridik kontaktas för handledning. Andra för rollen förekommande arbetsuppgifter som behövs för att skapa goda resultat. Kvalifikationer För denna roll förväntar vi oss att du är: Du har ett stort intresse av att hantera hela bredden av våra administrativa frågor Ansvarstagande, strukturerad och nogrann i ditt arbete Har en god planeringsförmåga, framförhållning och är flexibel i utförandet av arbetsuppgifter Självågende i arbetet och kan ta egna initativ. Har en god samarbetsförmåga och förhåller dig lojalt och med god arbetsmoral till styrdokument och fattade beslut både på avdelningen och myndighetsövergripande. Serviceinriktad Det är också viktigt att du har en god pedagogisk förmåga och kommunicerar på ett tydligt sätt. Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet. Det är meriterande om du har Registratorsutbildning på eftergymnasial nivå Erfarenhet av att ha arbetat med diarieföring i offentlig förvaltning, gärna med diarieföringssystemet Ciceron (Diabas) Erfarenhet av ekonomiadministration Flerårig erfarenhet av liknande arbete vid en statlig myndighet Erfarenhet av att upprätta protokoll, skrivelser och liknande officiella dokument Erfarenhet av arbete som härrör Lagen om offentlig anställning (1994:260), samt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) På SiS månar vi om ett gott medarbetarskap. Det innebär att du som medarbetare tar ansvar för ditt arbete, bidrar till utveckling och medverkar till ett gott samarbete. Läs mer om https://www.stat-inst.se/jobba-hos-oss/medarbetarskap-och-ledarskap/. Anställning Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Vi söker en Administratör. Ansökan Ansökan ska bestå av ett CV och personligt brev. Tester och arbetsprover kan komma att ingå i rekryteringsprocessen. Misstanke- och brottsregister kommer att beställas via Polisen ifall du går vidare till slutfasen av denna rekrytering. Om du går vidare i rekryteringen kommer vi att efterfråga examensbevis avseende utbildning. Sista dagen för ansökan är fredagen den 16 oktober, 2026 Kontaktperson Alexander Pellettieri 010-453 24 01 alexander.pellettieri@stat-inst.se Merja Aahtila Fackligt ombud, SACO-S 010 453 2409 merja.aahtila@stat-inst.se Henrik Isgren Facklig företrädare SACO-S 010-453 56 26 henrik.isgren@stat-inst.se Jenny Kingstedt Facklig företrädare ST/OFR 010-453 40 77 Jenny.Kingstedt@stat-inst.se Nicole Leiringer Facklig företrädare SEKO 010-453 60 08 nicole.leiringer@stat-inst.se SiS arbetar aktivt mot all form av diskriminering och välkomnar alla sökande. För arbete på våra institutioner gör SiS registerkontroll innan anställning. Inför rekryteringsarbetet har Statens institutionsstyrelse tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. OBS! Om du har skyddade personuppgifter ska du inte söka via rekryteringssystemet. Kontakta i stället den som står som kontaktperson i annonsen.
Junior KMA-samordnare / administratör
PMI Clean AB söker en junior KMA-samordnare / administratör som vill utvecklas inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö i en bred och varierad roll. Vi söker dig som är i början av din karriär och har ett intresse för kvalitet, miljö och arbetsmiljö (KMA). Du behöver inte vara färdigutbildad KMA-samordnare eller ha flera års erfarenhet – det viktiga för oss är att du har en bra grundförståelse för området, är driven och lösningsorienterad. Hos oss får du möjlighet att utvecklas vidare inom KMA och arbeta praktiskt med kvalitet, miljö och arbetsmiljö utifrån våra etablerade arbetssätt och ledningssystem. Om rollen Tjänsten är en kombinerad roll där ungefär 50 % av arbetet är inom KMA och 50 % består av administrativt stöd till övriga funktioner i organisationen. Rollen innebär att du bland annat kommer att arbeta med: Löpande arbete och uppföljning inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö Uppdatering och hantering av rutiner, dokument och register Uppföljning av avvikelser, egenkontroller och riskbedömningar Arbete i vårt ledningssystem, och med ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 Förberedelser och dokumentation inför interna och externa revisioner Den administrativa delen innebär att du stöttar olika funktioner inom organisationen med exempelvis dokumentation, sammanställningar, uppföljningar och andra löpande administrativa uppgifter. Som person ska du vara driven, lösningsorienterad, strukturerad och noggrann, med förmåga att ta ansvar för dina arbetsuppgifter och driva dem framåt. Du trivs i en varierad roll där du arbetar självständigt samtidigt som du samarbetar med flera funktioner inom organisationen. Relevant utbildning inom kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller administration är meriterande, men inget krav. Du har god datorvana och känner dig bekväm med Office-paketet. Tidigare erfarenhet från service-, lokalvårds- eller liknande verksamhet är meriterande men inget krav.
Administratör till Cuben Utbildning
Cuben Utbildning söker Administratör till vår skola i Högdalen i Stockholm. Cuben Utbildning arbetar på uppdrag och i samarbete med Stockholms stad och flera kranskommuner i regionen. Som administratör är du spindeln i nätet och del av staben på den skola/enhet där du arbetar. Du genomför administrativa uppgifter på skolan samt bistår och stöttar lärarna, rektor och övriga intressenter i sina uppgifter. Du säkerställer också trevligt bemötande av våra elever, kunder och besökare, likväl på skolan som i telefonsamtal, möten eller mail. I ditt jobb ingår också att säkerställa kvalitet i vår rapportering, statistik och att vi ger vår beställare och våra deltagare den service de behöver. Du rapporterar till ansvarig rektor. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat Administrera våra elever enligt våra huvudmäns avtalskrav och rutiner kring administration och våra egna rutiner Bemanna reception vid behov. Svara på, fördela och handha skolans telefon och mail. Behjälplig i diverse interna administrativa uppgifter bl.a. registrera in kurser, grupper och elever med personuppgifter i våra system. Nära kontakt och nödvändig kommunikation med eleverna, vara dem behjälpliga i ärenden och frågor. T ex kontakt och förmedling till SYV. Viss rapportering och kontakt med CSN. Ta fram och sammanställa statistik och rapporter. Kunna delta på möten med kommun, huvudman eller andra intressenter. Vi söker dig som har Gymnasiekompetens eller motsvarande Vana att arbeta med olika system och lärplattformar Vana att arbete i Office framförallt Excel Erfarenhet av skolverksamhet Erfarenhet av kommunikation och information på web, sociala medier och intranät Gärna behärska fler språk än svenska Erfarenhet av digitalisering Som person brinner du för hög kvalitet! Du ska ha lätt för att samarbeta i team och ha god förmåga att självständigt driva ditt arbete och arbetet inom skolan, framåt. Du är socialt säker, kommunikativ och en relationsskapare. Arbetet kräver att du är strukturerad, flexibel och lösningsfokuserad. Du trivs när det händer saker och med att dagarna kan se lite olika ut. Vi kallar löpande till intervju så skicka in din ansökan så snart som möjligt! Omfattning: Heltid Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta: Sanela Curic, Rektor: sanela.curic@cubenutbildning.se eller Oleg Mouss, Utbildningschef: oleg.mouss@cubenutbildning.se Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser. Cuben Utbildning AB grundades i Göteborg år 2010. Vår resa började med tre passionerade kvinnliga skolledare, alla med en djup kunskap och erfarenhet inom vuxenutbildning och med en gemensam dröm om att göra verklig skillnad. Nu, över ett decennium senare är vår affärsidé, vision och värdegrund lika stark och fortfarande inriktad på att skapa en värld av möjligheter för varje individ. Under de senaste årtiondena har vi förädlat och utvecklat vårt fokus för att erbjuda en unik utbildningsresa. Sedan 2021 tillhör vi Strigokoncernen och har med våra syskonbolag MoA Lärcentrum AB samt Veldi AB fortsatt att utvecklas på vår resa men med samma affärsidé som förut. Vår affärsidé handlar inte bara om utbildning; det handlar om att skapa en framtid av möjligheter för varje individ.
Administratör inom ekonomi och administration till norra Stockholm
Vi söker en noggrann och strukturerad administratör med intresse för ekonomi till vår kund i norra Stockholm. I rollen får du en varierad vardag där du kombinerar administrativa uppgifter med enklare ekonomiarbete och blir en viktig del av det dagliga arbetet. Om rollen Som administratör inom ekonomi och administration kommer du bland annat att arbeta med: Hantering och registrering av leverantörs- och kundfakturor Fakturering och uppföljning av betalningar Administration kring ekonomi och löpande bokföringsunderlag Avstämningar och uppföljning Hantering av inkommande och utgående dokument Kontakt med kunder, leverantörer och interna kollegor Övriga administrativa uppgifter som stödjer verksamheten Rollen passar dig som trivs med att ha ordning och struktur, samtidigt som du uppskattar en varierad arbetsdag och många kontaktytor. Vi söker dig som Vi tror att du är en person som är: Noggrann och strukturerad Serviceinriktad och kommunikativ Självgående och ansvarstagande Bekväm med att arbeta i olika administrativa system Intresserad av ekonomi och administration Van vid att arbeta med fakturor eller liknande ekonomiadministration Ansökan Uppdraget tillsätts omgående och intervjuer sker löpande. Skicka därför gärna in din ansökan så snart som möjligt. Som konsult hos Starfinder får du en trygg anställning och stöd från en konsultchef under hela uppdraget. Frågor om rollen besvaras av Thilda Bernlind på 072 - 099 60 97. Urval och intervjuer sker löpande. Välkommen med din ansökan!
Back Office - Västberga - Heltid
Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med ett varierat administrativt arbete? Nu söker vi dig som vill bli en viktig del av ett glatt och välmående team i Västberga! Om rollen Vår kund är ett nischat och välkänt företag inom kontorsåtervinning med placering i Västberga söder om Stockholm. De erbjuder en trivsam arbetsmiljö med engagerade kollegor och söker nu en administratör som vill bidra till att hålla verksamheten organiserad och effektiv. Det här är en roll för dig som gillar ordning och reda, trivs med kundkontakt och vill vara med och bidra till ett företag i utveckling. Du får en bred roll med varierande arbetsuppgifter där ingen dag är den andra lik. Arbetsuppgifter Hantera administrativa uppgifter relaterade till kontorsverksamheten Dokumenthantering och arkivering Kundservice via telefon och mail mot befintliga kunder Orderhantering och uppföljning Stötta ledning och kollegor med back office-uppgifter Hjälpa till vid transportplanering Delta i planering och genomförande av möten och presentationer Villkor Anställningsform: Direktrekrytering – du blir anställd direkt av kunden Placering: Västberga, Stockholm Arbetstider: Heltid, måndag–fredag, 07:30–16:30 Lön: Enligt överenskommelse Start: Enligt överenskommelse Vi söker dig som Har erfarenhet av administrativt arbete Är strukturerad, noggrann och detaljorienterad Kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift samt har god engelska Har goda kunskaper i Office-paketet Kan arbeta självständigt och i team Är positiv, serviceinriktad och bidrar till en god stämning på arbetsplatsen Vi erbjuder En bred och varierad administrativ roll En trivsam arbetsplats med ett glatt och välkomnande team Möjlighet att bidra till och påverka verksamhetens utveckling En stabil och nischad arbetsgivare inom kontorsåtervinning Om kunden Vår kund är ett etablerat och nischat företag inom kontorsåtervinning med verksamhet i Västberga. De arbetar med ett tydligt hållbarhetsfokus och erbjuder en välorganiserad och trivsam arbetsmiljö där engagemang och samarbete värdesätts högt. Om Simplex Bemanning Simplex Bemanning är ett rekryterings- och bemanningsföretag med fokus på att matcha rätt person med rätt uppdrag. Vi värdesätter långsiktighet, tydlig kommunikation och rätt matchning – för oss är det viktigt att du trivs, utvecklas och känner att du gör ett bra jobb varje dag. Skicka in din ansökan redan idag – vi hör av oss snabbt! 📋
Administratör/Receptionist till Rehab City Norrmalm - timanställning
Vi söker administratör/receptionist till Rehab City Norrmalm - timanställning! Vill du bli vår nya kollega? Rehab City Norrmalm ingår i Stockholms läns sjukvårdsområde, en organisation som värdesätter kreativitet och utveckling. På Rehab City Norrmalm är vi totalt cirka 35 medarbetare bestående av sjukgymnaster/fysioterapeuter, arbetsterapeuter, dietister, kiropraktorer, administratörer och chefer. Vi erbjuder sammantaget en arbetsplats med kunniga kollegor, gott samarbete, engagemang och högt i tak. Vi har ett tillåtande klimat där alla får ta plats och vårt arbete präglas av arbetslust. Vår mottagning ligger centralt i Stockholm, en kort promenad från både Centralen och Odenplan. Du kan läsa mer om oss på Rehabiliteringsmottagningar i Stockholm - Vår vårdRehab City Norrmalm - 1177 Arbetsbeskrivning: Alla förekommande arbetsuppgifter som administratör/receptionist på primärvårdsrehab. Som administratör hos oss kommer du att vara enhetens ansikte utåt och en stödfunktion för hela vår verksamhet. Du kommer bland annat stödja vårdprocessen med remisshantering, tidsbokning, journalhantering och service på telefon och via chatt. Du kommer arbeta i nära samarbete med enhetschefen och fungera som ett administrativt stöd. Arbetet innefattar även posthantering, inköp, lokalfrågor och tvätt med mera. Kravspecifikation: Vi söker dig som har erfarenhet från självständigt administrativt arbete och arbete i reception inom hälso- och sjukvården. Du har god dator- och telefonvana, god vana att bemöta patienter ibland med skyddad ID. Du har god förmåga att kommunicera såväl muntligt som skriftligt på svenska och engelska. Erfarenhet av journalsystemet TakeCare och kassaarbete är meriterande. Anställningsform Intermittent anställning (Timanställning). Tillträde enligt överenskommelse. Personliga egenskaper: Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper, vilket innebär att du: Uppskattar variationen mellan självständigt arbete och att vara en del av ett team Delar gärna med dig av din kunskap till både patienter och kollegor Är bra på att prioritera och organisera ditt arbete samt snabbt ställer om till nya förutsättningar Du är social, engagerad och har lätt att skapa kontakter Övrig information Vi kommer löpande att gå igenom ansökningar och kan kalla till intervju innan sista ansökningsdag. Välkommen med din ansökan! Tjänsten tillsätts under förutsättning att den inte behöver tas i anspråk för intern omplacering, enligt gällande regelverk. Vid patientnära arbete inom Stockholms läns sjukvårdsområde: - tillämpas registerkontroll före beslut om anställning enligt SLSO:s övergripande anvisning för registerkontroll vid anställning. - ska medarbetare som kommer att ha patientkontakt genomgå nyanställningsundersökning, enligt gällande direktiv, vilket sker genom företagshälsovården innan anställning. - krävs, förutom svensk yrkeslegitimation, goda kunskaper i svenska språket motsvarande nivå C1 enligt den gemensamma europeiska referensramen (GERS). Samma krav är vägledande vad gäller icke-legitimerad personal med patientkontakt. Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO) är en av Sveriges största vårdgivare med 11 600 medarbetare. Vi erbjuder hälso- och sjukvård i Region Stockholms regi inom psykiatri, primärvård, geriatrik, ASIH, närakuter, somatisk specialistvård, habilitering och hälsa samt hjälpmedel. I samverkan med Karolinska Institutet bedriver vi forskning, utbildning och utveckling. Läs mer om SLSO här. Att söka jobb i Region Stockholm Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar. Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser. Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen. Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion. Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm
Vårdadministratör/koordinator till Meliva Considra AB
Är du en driven och strukturerad administratör med god vana av journalsystem och vårdens digitala flöden? Vill du ha en nyckelroll där du kombinerar verksamhetskoordinering med att vara klinikens lokala systemadministratör (LSA) för Take Care? Då är det dig vi söker till vårt team på Meliva Considra! Om rollen Som vårdadministratör/koordinator är du klinikens administrativa nav och LSA (Lokal Systemadministratör) för journalsystemet Take Care. Du arbetar i nära samverkan med verksamhetschefer, enhetschefer, medicinskt ledningsansvarig och vårdpersonalen för att säkerställa att den dagliga driften och systemmiljön fungerar optimalt. Tjänsten är bred och rymmer allt från systemadministration, behörigheter och bemanningskoordinering till fakturering och kvalitetsuppföljning. Du har många kontaktytor – internt inom kliniken och Melivas centrala stödfunktioner, samt externt mot regioner (Region Stockholm, VGR) och leverantörer. Du ansvarar bland annat för: LSA för Take Care & systemadministration: Agera lokal systemadministratör (LSA) för journalsystemet TakeCare; hantera behörigheter, enheter, journalmallar. Vara administratör och superuser för övriga vård- och stödsystem. Beställa och hantera behörigheter gentemot Region Stockholm (t.ex. SITHS-kort, SAM, vårdfaktura). Personaladministration & Onboarding: Samordna onboarding och offboarding för personal. Bemannings- och ST-läkarplanering: Samordna planeringen för ST-läkare (schema, handledare, STÖK-blanketter och månatliga underlag för vidarefakturering). Ekonomi, fakturering & avtalshantering: Hantera fakturering av ST-tjänster, kuratorsbesök, vårdfakturor och EU-patienter. Ha löpande dialog och avstämningar med ekonomiteamet. Statistik, kvalitet & rapportering: Rapportera väntetider månadsvis i Utbudstjänsten och sammanställa avfallsstatistik kvartalsvis. Utföra månatliga SALA-loggkontroller. Lokal IT, information & utbildning: Samordna lokal IT-utrustning och fungera som kontaktperson för digitala verktyg och AI-stöd (t.ex. Tandem, Omilon). Vi erbjuder dig: Hos Meliva får du en central och ansvarsfull roll där ditt arbete direkt underlättar arbetet för läkare, sjuksköterskor och ledning. Vi erbjuder en engagerad arbetsplats med trevliga kollegor och ett öppet arbetsklimat där utveckling och förbättringar uppmuntras. Vi har kollektivavtal. Vi söker dig som: Vi söker dig som är självgående, noggrann och trygg i IT- och journalsystem. Du har en naturlig servicekänsla, trivs med breda kontaktytor och motiveras av att hålla ordning på struktur samt behörigheter. Kvalifikationer: Utbildning som vårdadministratör/medicinsk sekreterare, eller motsvarande relevant erfarenhet av vårdadministration/koordinering. Erfarenhet av Take Care, gärna med vana eller god förståelse för rollen som lokal systemadministratör (LSA). Mycket god systemvana i vårdadministrativa verktyg. God förståelse för administrativ ekonomi, fakturering och underlagshantering. Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Meriterande: Formell LSA-utbildning för Take Care. Erfarenhet av EK (Elektronisk medarbetarkatalog), TeleQ, 1177 e-tjänster, SAM eller Utbudstjänsten. Erfarenhet av beställar- och samordningsroller kopplade till Region Stockholm. Om Meliva Meliva är en bred vårdgrupp med vårdcentraler, BVC, specialistvård och företagshälsa som växer på den svenska marknaden. Som en del av det finska vårdföretaget Mehiläinen har vi lång erfarenhet av att driva vård med hög kvalitet – både fysiskt och digitalt. Vi bygger framtidens vård – mänsklig, lokal och hållbar. Vår strategi utgår från att kvalitet i vården börjar med dem som ger den. Därför sätter vi arbetsmiljö, ledarskap och kompetens i centrum – inte i marginalen. Vår vision är att vara vårdens bästa arbetsgivare, för att skapa bättre vård för patienten och en välfärd som håller i längden. Om anställningen Omfattning: Heltid Anställningsform: Tjänsten är ett vikariat (föräldraledighet) på heltid under 12 månader med start enligt överenskommelse. Placering: Vi finns i Nacka, på Norrmalm samt Södermalm. Placeringsort Södermalm/Rosenlunds sjukhus. Lön: Enligt överenskommelse Intervjuer sker löpande och tjänsten kan därför tillsättas innan sista ansökningsdag. Vänta inte med din ansökan! Kontakt Vid frågor är du varmt välkommen att kontakta: Namn: Sara Lins Roll: Verksamhetschef Mail: sara.lins@meliva.se
Matcha ditt befintliga CV mot dessa jobb
Ladda upp ditt CV på 30 sekunder. Vår deterministiska matchningsmotor räknar ut ditt exakta matchningsbetyg och AI:n hjälper dig skräddarsy din ansökan.