Office Coordinator & Assistent till snabbväxande psykologföretag

Svea KBT & Elly Care växer och vi söker nu en Office Coordinator & Assistent till vårt kontor på Origo i Stockholm. Det här är en roll för dig som förstår hur viktigt det är med första intrycket. Du vet att det ofta är detaljerna som gör skillnaden och att ett kontor inte bara är en plats där människor arbetar. Det ska kännas som ett hem för dem som jobbar här och som en varm, trygg och välkomnande plats för alla som kliver innanför dörren. Vi tar emot kunder, besökare, kollegor och personer som behöver stöd. Det första de möts av ska spegla vilka vi vill vara: empatiska, glada, omtänksamma och genuint glada över att just du är här. Därför söker vi dig som är otroligt lyhörd och serviceminded. Du ser när någon behöver hjälp innan personen behöver fråga. Du märker när kaffet är slut, när köket behöver fixas till eller när någon behöver lite extra omtanke. Du förstår att de små sakerna spelar stor roll. Samtidigt är det här en bred roll. Ena stunden skriver du ett bra inlägg till sociala medier, nästa stund fixar du kaffe till teamet och därefter hjälper du ledningen med en administrativ uppgift. Vi letar inte efter någon som bara väntar på nästa uppgift. Vi letar efter dig som ser vad som behöver göras och gör det. Vilka vi är Svea KBT och Elly Care är två av Sveriges snabbast växande psykologföretag, fullt med psykologer, läkare och sjuksköterskor som är otroligt kompetenta, skickliga och engagerade. Bakom kulisserna finns ett verksamhetsteam som jobbar stenhårt för att allt ska flyta, växa och bli bättre varje dag. Vi arbetar med terapi, medicinsk behandling, neuropsykiatriska utredningar, företagshälsovård, utbildningar och handledning. Hos oss är det högt tempo, många parallella spår och ganska mycket som händer samtidigt. Vi hjälper varandra, löser problem tillsammans och hoppar gärna in där det behövs. Och vi tycker att det ska vara kul att gå till jobbet. Det här är kanske inte rollen för dig som vill ha samma arbetsdag varje dag. Men om du gillar människor, variation, service och känslan av att vara den som får saker att fungera, då tror vi att du kommer trivas väldigt bra hos oss. En vanlig tisdag hos oss 08.00: Du kommer till kontoret och börjar dagen med att göra kaffe och se till att frukosten är på plats. Du tömmer diskmaskinen, plockar undan och ser till att kontoret känns fint, fräscht och välkomnande när kollegorna börjar komma in. 09.00: Du sätter dig vid datorn och publicerar ett inlägg på sociala medier, svarar på meddelanden, skriver kommentarer och följer upp kontakter. Du håller koll på vilka personer vi borde ha kontakt med och hittar nya relevanta personer att nätverka med. Du har lätt för att förstå människor och vet hur man skriver så att det känns personligt och genuint. 10.30: Du märker att mjölken börjar ta slut. Du handlar det som behövs och passar samtidigt på att köpa frukt och frukost inför kommande dagar. Tillbaka på kontoret fyller du på, torkar av och ser till att allt är på sin plats. Små saker, men sådant som gör stor skillnad för hur det känns att komma till jobbet. 12.00: Lunch med kollegorna. Det pratas om världens bästa serie och skratt blandas med personlig utveckling. 13.00: Nu är det dags att göra kontoret riktigt härligt igen. Du plockar undan efter lunchen, gör fint i köket, fyller på det som behövs och kanske går förbi en kollega med en nygjord kopp kaffe. Du ser vad som saknas och löser det. Kanske behöver vi köpa något till kontoret, kanske väntar en besökare och kanske behöver någon hjälp med något. Det här är en viktig del av rollen: att ta hand om kontoret och människorna i det. 14.30: Du växlar över till annat som behöver göras. Du hjälper till med ledningsstöd och administrativa uppgifter, skriver något i Mynewsdesk, hämtar en beställning eller löser något som plötsligt dykt upp. Du behöver inte ha alla svar från början. Det viktiga är att du gillar att ta reda på dem. 16.30: Du tar en sista sväng genom kontoret. Några kaffekoppar står kvar, diskmaskinen är full och det behöver fyllas på med något. Du fixar det, torkar av borden och ser till att kontoret känns lika fint när dagen avslutas som när den började. Vem är du? Du behöver inte ha gjort exakt det här tidigare. Vi har inget krav på tidigare erfarenhet. Det viktigaste för oss är att du har rätt personlighet, energi och vilja att lära dig. Du är bra på att skriva och har lätt för att förstå människor, kontakter och relationer. Samtidigt är du snabb på datorn, nyfiken på nya verktyg och lär dig snabbt när du får sätta dig in i något nytt. Du är serviceminded och prestigelös. Du tycker genuint om att hjälpa andra och har inget emot att växla mellan högt och lågt. Ena stunden sitter du och skriver ett inlägg, nästa stund tömmer du diskmaskinen eller springer och köper kaffe. Du är också en person som lägger märke till detaljer. Du ser när något känns fel, tråkigt eller opersonligt och tänker automatiskt: det här kan vi göra bättre. Du bryr dig om hur människor har det omkring dig. Du vill att kontoret ska kännas fint, fräscht och ombonat och tycker faktiskt att det är roligt att fixa, trixa och pyssla om. Framför allt är du en person som får andra att känna: ”Vad fint att du är här.” Vad erbjuder vi? Hos oss får du: En varierad roll där du får utvecklas och påverka hur rollen ser ut över tid Möjlighet att utvecklas inom bland annat sociala medier, administration, kommunikation och ledningsstöd En utvecklande arbetsplats där det händer mycket och där du får vara nära verksamheten Möjlighet att arbeta tillsammans med briljanta psykologer, läkare, sjuksköterskor och ett engagerat verksamhetsteam Korta beslutsvägar och möjlighet att snabbt omsätta idéer till verklighet Roliga AW och aktiviteter tillsammans med kollegorna Ett kontor där vi lägger stor vikt vid trivsel, gemenskap och att ha kul tillsammans Redo att söka? Om du känner igen dig och tänker ”det där låter ju faktiskt väldigt kul”, då vill vi gärna höra från dig. Vi rekryterar löpande, så skicka in din ansökan direkt. Kanske är du vår nästa Office Coordinator!