Administrativ samordnare och chefsstöd till Bibliotek Botkyrka

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom! Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet och arbetar för att skapa tillgängliga, trygga och meningsfulla miljöer för invånare i Botkyrka. Förvaltningens uppdrag omfattar bland annat bibliotek, kulturskola, konstverksamhet, idrott och öppen fritidsverksamhet. Vi bidrar till levande och trygga livsmiljöer och gör det möjligt för Botkyrkabor att utveckla sina intressen. Med en meningsfull fritid mår människor bättre vilket stärker folkhälsan. Verksamhetsområdet Konst, bibliotek och kulturskola omfattar Botkyrka konsthall, Bibliotek Botkyrka och Botkyrka kulturskola. Bibliotek Botkyrka består av sex bibliotek som är formade i nära samspel med sina närområden och med invånaren som medaktör. Biblioteksverksamheten har ett tydligt fokus på läs- och språkfrämjande arbete, tillgänglighet och uppsökande verksamhet, med målet att stärka jämlikhet, delaktighet och lokal demokrati. Tjänsten och arbetsuppgifterna Vi söker en samordnare för schema och ekonomi till biblioteken i Botkyrka. Du får en viktig roll i att skapa struktur i verksamheten och ge cheferna stöd i det dagliga arbetetHär arbetar du direkt under verksamhetschefen men arbetsleds i det dagliga av de två enhetscheferna för biblioteken. I tjänsten ingår att arbeta både strategiskt och operativt med bemanning och schemaläggning för Botkyrkas sex bibliotek, samt att administrera ärenden i kommunens personal- och inköpssystem. Samordnaren ansvarar över inköp när det gäller beställningar av livsmedel, förbrukningsvaror och inventarier, samt för viss fakturahantering. Det finns stort utrymme att forma uppdraget utifrån dina kunskaper och erfarenheter i linje med de behov du identifierar. Vi ser gärna att du har ett hållbarhetsperspektiv i planering, utförande och uppföljning. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Planera och samordna bemanning och schemaläggning för Botkyrkas sex bibliotek. Ge administrativt stöd till verksamhetschef och enhetschefer i det dagliga arbetet. Administrera ärenden i kommunens personal- och inköpssystem Utveckla och skapa struktur i administrativa arbetssätt utifrån verksamhetens behov, med hänsyn till hållbarhet i planering, genomförande och uppföljning. Bidra till verksamhetsutveckling och samarbete mellan olika enheter.  Ansvara för inköp av livsmedel, förbrukningsvaror och inventarier. Hantera vissa fakturor och samverka med ekonomifunktionen på förvaltningen. Vi erbjuder dig Du kommer till en kreativ och utvecklingsinriktad arbetsplats där du har stora möjligheter att forma ditt uppdrag. Vi arbetar aktivt för en inkluderande arbetskultur som speglar mångfalden i kommunen, där varje medarbetare ges möjlighet att bidra och växa. Biblioteksorganisationen erbjuder kontinuerliga forum för kollegialt lärande och utvecklingsfrågor, där du kan utbyta idéer och erfarenheter med dina kollegor. du samarbeta med många engagerade kollegor på biblioteken som brinner för allas rätt till bibliotek, tillgång till läsning och språkutvecklande aktiviteter som är angelägna för Botkyrkaborna. Vårt arbetsgivarerbjudande - Botkyrka kommun Du som söker till oss Du har akademisk examen inom personaladministration, ekonomi eller annan utbildning som vi bedömer likvärdig och relevant för tjänsten. Du har även flerårig aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Övriga krav: Erfarenhet av schemaläggning och bemanning i en mellanstor organisation. Kännedom om arbetsrättsliga regler och kollektivavtal som behöver beaktas vid bemanning och schemaläggning. Hög systemvana och förmåga att växla mellan flera digitala verksamhetssystem Goda excelkunskaper mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift Vi ser det som meriterande: Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet Språkkunskaper utöver svenska och engelska. Erfarenhet av arbete på folkbibliotek. För att trivas i rollen behöver du kunna tillämpa ett helhetsperspektiv och samarbeta med kollegor med andra ansvarsområden. Du ska kunna se värdet av att allas kompetenser är värdefulla för att skapa en bred och angelägen verksamhet för kommunens invånare. Du behöver också vara kreativ och lösningsorienterad för ett bra resultat. Du är nyfiken, pedagogisk och omvärldsorienterad och drivs av att utveckla verksamhet och lära nytt. Vi vill att du känner engagemang för att verka i en interkulturell miljö, samt har medborgarens fokus och låter det vara vägledande i ditt arbete. Att du drivs av att utveckla dina ansvarsområden för att höja nivån i Bibliotek Botkyrka. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, och kan arbeta självständigt. Du relaterar till andra människor lyhört och smidigt, värdesätter olikheter och förstår hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar en själv och andra. Du är trygg, stabil och har självinsikt. Ser relationer i sitt rätta perspektiv, skiljer på det personliga och professionella. För tjänster på Kultur- och fritidsförvaltningen i Botkyrka kommun kommer du som blivande medarbetare att genomgå en bakgrundskontroll. Läs mer om bakgrundskontroller här: https://www.botkyrka.se/bakgrundskontroll Om oss Botkyrka är en kommun full av kontraster där storstadens förortsmiljö möter landsbygdens skogar, ängar, sjöar och havskust. Här talas över 100 språk, här bor och arbetar människor med bakgrund från hela världen. Vi erbjuder en inspirerande arbetsplats full av möjligheter där vi tillsammans skapar de bästa förutsättningarna för en hållbar framtid. Vi har goda och trygga arbetsvillkor med kollektivavtal och flera förmåner för att du ska trivas och utvecklas på jobbet. I Botkyrka kommun fastställs lönen för en tjänst utifrån arbetsuppgifternas innehåll, ansvar, svårighetsgrad och de krav som ställs i rollen. Löneintervallet tas fram med utgångspunkt i dessa faktorer och kommunens lönestruktur. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande.