Hitta ditt nästa jobb – och matcha med AI
Sök bland aktuella annonser från Platsbanken. Låt vår intelligenta matchning visa exakt hur väl din profil passar innan du söker.
Visar 16 av 103 lediga jobb för "Administratör" i Stockholms län
Rensa sökfilterDokumentsamordnare
Är du noggrann och strukturerad? Har du teknikintresse, social kompetens och erfarenhet av projektarbete? Vill du jobba med dokumentation och utvecklas med ett gäng sköna dokumentationsexperter? Om jobbet Nu söker vi dokumentsamordnare för spännande uppdrag hos våra kunder i Stockholmsområdet. Du blir anställd av Dokumentera och givetvis har vi kollektivavtal och en vanlig fast lön, oavsett om du är i uppdrag eller inte. Som konsulter är våra kunders dokumentation och information vår kärnverksamhet. Teknisk förståelse och erfarenhet är viktigt likaväl som lyhördhet, social kompetens, en inre drivkraft, nyfikenhet samt ett intresse för kundens behov. Dokumentera har kunder i många olika branscher och i denna roll söker vi dig som har erfarenhet av att arbeta med anläggningsdokumentation/register, t ex inom elkraft, energi eller processindustrin. Erfarenhet av att jobba med stora dokumentationsflöden krävs, då det är en central del av rollen. Du har erfarenhet av projektarbete och tycker om att driva, samordna och koordinera uppgifter och frågor med många intressenter. Vi söker dig som vill utvecklas som konsult och vara en del av Dokumenteras fortsatta framgång och utveckling. Som dokumentsamordnare är dina huvudsakliga arbetsuppgifterna inom teknisk dokumentation där du ansvarar för att dokumentationen levereras, är korrekt och i enlighet med kundens regler och riktlinjer. Arbetet sker i huvudsak i projektform med kundens medarbetare. Du bidrar även aktivt i utvecklingen och implementeringen av nya system och arbetssätt. Vidare ansvarar du för att: Klargöra, skriva och följa upp dokumentationsplan och checklistor. Upprätta instruktioner för teknisk dokumentation i projektet samt tidsplanera dokumentationsleveranser i samråd med huvud- och delprojektledare Stödja tekniska delprojektledare i projektet avseende dokumentation. Granska leverans av slutdokumentation I vissa fall även ta fram budget och tids- och resursplan för projektets dokumentationsleveranser. Vi söker dig som: Har erfarenhet av att jobba med anläggningsdokumentation och/eller stora dokumentationsflöden Har erfarenhet av att ha arbetat i ett eller flera dokumenthanteringssystem Har erfarenhet av projektarbete, samordning och granskning Är strukturerad, noggrann och drivande Har en teknisk utbildning Goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift Är duktig på att samarbeta och har en god kommunikation. Rollen innebär många kontaktytor, både med kunder och andra intressenter Är ödmjuk, prestigelös och lösningsorienterad Vill jobba som konsult, i ett bolag med en sund värdegrund, positiv anda och stor gemenskap. Meriterande är: Erfarenhet av större industriprojekt med många intressenter Erfarenhet av att leda och driva projekt, exempelvis inom energi eller VA (Vatten och Avfall) Branscherfarenhet från olika tekniska miljöer, anläggningsprojekt eller från processindustrin Teknisk högskoleexamen Erfarenhet som konsult Känner du igen dig i beskrivningen? Skicka in din ansökan redan idag! Har du frågor? Slå en signal till Emelie Sandström 070 951 42 90. Vi rekryterar löpande.
Executive Assistant med fokus på projekt och koordinering
OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Detta är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående och en uppdragstid på 6 månader. För rätt person finns goda möjligheter till förlängning eller överrekrytering till kund. Du kommer att stötta seniora chefer och verksamheten i administrativa och koordinerande uppgifter. Rollen innebär ett brett ansvar för planering, uppföljning och samordning samt att säkerställa ett effektivt informationsflöde mellan olika delar av organisationen. Du kommer bland annat att arbeta med: • Planering och koordinering av kalendrar och möten • Förberedelse av material, presentationer och beslutsunderlag • Uppföljning av aktiviteter och deadlines • Hantering av intern kommunikation och informationsflöde • Samordning mellan olika funktioner och intressenter • Bidra till struktur och effektiva arbetssätt DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Kvalifikationer: • Erfarenhet från en kvalificerad administrativ, assisterande eller koordinerande roll • Mycket goda kunskaper i MS Office och vana att snabbt sätta dig in i nya system • Flytande svenska och engelska i tal och skrift • Erfarenhet från större, gärna internationella, organisationer • Erfarenhet av affärs- eller HR-system, exempelvis SAP • Mycket god förmåga att organisera, prioritera och driva flera arbetsuppgifter parallellt Vi tror att du är: Självgående, strukturerad och van att ta ansvar. Du ligger steget före, driver arbetet framåt och är trygg i dialog med seniora stakeholders. Samtidigt är du prestigelös, lösningsorienterad och arbetar med hög integritet och noggrannhet. OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER Du blir en del av en större organisation med höga krav på kvalitet, struktur och samarbete. Rollen har många kontaktytor och innebär ett nära samarbete med både ledning och verksamhet. Här får du arbeta i en professionell miljö med stort ansvar, tydliga processer och möjlighet att göra verklig skillnad. OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie på Emilie.Runnegard@wise.se eller Talent Acquisition Specialist Felicia på felicia.andersson@wise.se.
Team Assistant till ledande internationell advokatbyrå i Stockholm
Start: Omgående, enligt överenskommelse Omfattning: Heltid, konsultuppdrag via Wise Admin i cirka 6 månader med mycket god möjlighet till överrekrytering Placering: Centrala Stockholm OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS Nu söker vi en Team Assistant till en ledande internationell advokatbyrå i centrala Stockholm. Här erbjuds du en varierad och ansvarsfull roll där du arbetar nära erfarna specialister och blir en viktig del av ett team som arbetar med några av marknadens mest komplexa och spännande uppdrag. Vi söker dig som trivs i en miljö där höga ambitioner kombineras med prestigelöst samarbete och där din förmåga att skapa struktur, bygga relationer och ligga steget före gör verklig skillnad. Som Team Assistant blir du en central del av verksamheten och ansvarar för att stötta teamet i det dagliga arbetet. Rollen är bred och innehåller allt från koordinering och administration till kommunikation och affärsstöd. Du kommer att arbeta nära flera seniora kollegor och bidra till att skapa effektiva processer, hög servicegrad och ett professionellt genomförande i alla delar av arbetet. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat: Administration & koordinering Kalenderhantering och mötesbokningar Resebokningar och reseadministration Framtagning av presentationsmaterial, dokumentation och mötesunderlag Planering och koordinering av interna och externa aktiviteter Dokument & kvalitetssäkring Hantering, granskning och kvalitetssäkring av dokument Stöd vid ärendeadministration och löpande processer Samordning med interna specialistfunktioner Uppföljning av deadlines och säkerställande av effektiva arbetsflöden Affärsstöd & kommunikation Stöd inom fakturering, tidrapportering och administrativa rutiner Kontakt med klienter och internationella samarbetspartners Professionell kommunikation både internt och externt Struktur & förbättring Bidra till ordning, struktur och hög kvalitet i det dagliga arbetet Identifiera förbättringsmöjligheter och skapa effektiva arbetssätt Vara ett proaktivt stöd till teamet i både små och stora frågor DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE Vi tror att du är en trygg och professionell person som trivs i en serviceinriktad roll med många kontaktytor. Du har ett naturligt driv, arbetar strukturerat och har förmågan att prioritera även när tempot är högt. För att lyckas i rollen ser vi gärna att du har: Erfarenhet från en administrativ eller koordinerande roll Gärna arbetat inom Professional Services, juridik, finans, konsultverksamhet eller liknande miljö Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift God systemvana och erfarenhet av Office-paketet Förmåga att hantera konfidentiell information med hög integritet Ett noggrant, lösningsorienterat och proaktivt arbetssätt Som person är du prestigelös, serviceinriktad och relationsskapande. Du tycker om att skapa struktur, ligger gärna steget före och motiveras av att bidra till teamets framgång. OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER Det här är en möjlighet för dig som vill utvecklas i en internationell och professionell miljö där kvalitet genomsyrar allt man gör. Du erbjuds: En attraktiv roll hos en ledande internationell advokatbyrå En professionell och inkluderande företagskultur Stora möjligheter att utvecklas och bredda din kompetens Centralt beläget kontor i Stockholm God möjlighet till överrekrytering efter konsultperioden OM WISE ADMIN Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt. NÄR DU BLIR EN AV OSS Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning. Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg. Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter! DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård Shawwaf (emilie.runnegard@wise.se) eller Talent Acquisition Specialist Felicia Andersson (felicia.andersson@wise.se) Varmt välkommen med din ansökan!
Executive Coordinator till Coursio
Vill du få stort ansvar tidigt i karriären och växa tillsammans med ett snabbväxande techbolag? Om tjänsten På Coursio söker vi en strukturerad och självgående person som vill utvecklas i en nyckelroll nära både VD och ledning. Du kan vara nyutexaminerad eller ha några års arbetslivserfarenhet – det viktigaste för oss är inte hur långt ditt CV är, utan hur du tar dig an problem, samarbetar med andra och driver saker framåt. Om Coursio Coursio erbjuder en affärsplattform för utbildning och arbetar med kunder i flera länder. Vi är ett internationellt team med kollegor i bland annat Sverige, Portugal, USA och Ukraina. En del av teamet arbetar från Stockholm och en del på distans. Vi trivs i en miljö där tempot är högt, beslutsvägarna korta och där eget ansvar är en naturlig del av vardagen. Om rollen Det här är en bred och hands-on roll för dig som gillar att hålla ihop många olika delar samtidigt, skapa struktur och lösa problem innan de växer. Du blir VD:s högra hand och stöttar samtidigt verksamheten och ledningsteamet i det dagliga arbetet. Ena stunden koordinerar du möten och prioriteringar för VD, nästa stund hanterar du administrativa processer, kundärenden eller interna projekt. Rollen passar dig som trivs med variation, tar egna initiativ och tycker om att få saker att fungera bakom kulisserna. Arbetsuppgifter Nära VD och ledning Proaktivt hantera och prioritera VD kalender samt lösa schemakonflikter Vara kontaktperson mellan ledningen och interna eller externa intressenter Förbereda mötesmaterial och presentationer Koordinera och boka resor, möten och event Hantera fakturering, utlägg och enklare ekonomiadministration I den dagliga verksamheten Hantera administrativa ärenden och operativa arbetsflöden Granska och hantera inkommande fakturor Stötta i kundkommunikation, teknisk support och leveranser till kunder Bidra till att skapa struktur i interna processer Använda digitala verktyg och AI för att effektivisera administration och informationsflöden Ansvara för löpande kontorsadministration Vi söker dig som Är tekniskt nyfiken och ser AI som ett naturligt verktyg i ditt arbete Har studerat eller har skaffat dig relevant arbetslivserfarenhet inom administration, koordinering, service eller liknande områden Trivs med att ta ansvar och har en stark vilja att lära dig och utvecklas Är lugn och strukturerad även när tempot ökar Tar egna initiativ och gärna ligger steget före istället för att vänta på instruktioner Är social, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra Har goda kunskaper i Gmail, Google Kalender och Microsoft Office Ser problem innan de växer och kommer gärna med lösningsförslag Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska i tal och skrift. Du kommer att använda båda språken dagligen med kollegor och kunder Vi tror att du kommer att trivas extra bra i rollen om du vill: Få stort ansvar tidigt och arbeta nära ledningen i ett växande bolag Ha varierande arbetsdagar snarare än repetitiva arbetsuppgifter Utvecklas snabbt i en entreprenöriell och internationell miljö Vara med och påverka hur saker görs, istället för att bara följa etablerade processer Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess. Praktisk information Omfattning: Heltid Start: Så snart som möjligt Placering: Stockholm Lön: 27 000–29 000 kr/månad beroende på erfarenhet
Lageradministratör sökes till kund i Jordbro – Sommarvikariat
Vi söker nu en noggrann och serviceinriktad lageradministratör till vår kund i Jordbro för ett sommarvikariat under veckorna 26–31. Är du van att arbeta i ett högt tempo, trivs med administration och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya arbetsuppgifter? Då kan detta vara rätt tjänst för dig! Om tjänsten Som lageradministratör kommer du att ha en central roll i den dagliga verksamheten. Du ansvarar för administrativa uppgifter kopplade till lager och logistik samt fungerar som kontaktperson för chaufförer och kunder via telefon, mejl och fysiska möten. Tjänsten är på plats i Jordbro, måndag–fredag kl. 07.00–16.00. Distansarbete är inte aktuellt. Arbetsuppgifter Ta emot chaufförer och hantera in- och utleveranser Hantera telefon, mejl och fraktdokument Registrera och uppdatera saldon i system Avrapportera order och hantera ärenden i ärendesystem Daglig administration och dokumenthantering Inventering och kontroll av lagersaldo Arbete i system som WMS och Dynamics Vi söker dig som Har erfarenhet av administration, gärna inom lager eller logistik Är strukturerad, stresstålig och snabblärd Har god datorvana och mycket goda kunskaper i Office-paketet, särskilt Excel Talar och skriver svenska och engelska flytande Trivs i en serviceinriktad roll med många kontaktytor Har förmåga att snabbt prioritera och anpassa ditt arbete vid förändringar Meriterande Tidigare erfarenhet av arbete i kyllager Truckkort Erfarenhet av lager- och affärssystem Låter detta som något för dig? Skicka in din ansökan redan idag! Detta är ett konsultuppdrag där du blir uthyrd via oss på Arena Personal. Vi tar inte emot ansökningar via telefon eller mejl.
Dokumentationsansvarig - myndighet
Om oss På Techrytera AB börjar rekryteringen med dig. Vi är ett bemannings- och rekryteringsföretag med spetskompetens och ett tydligt fokus inom IT och Engineering. Med vår branschkunskap och nära dialog med både kandidater och kunder skapar vi träffsäkra matchningar där rätt kompetens möter rätt behov. Vi tror att en riktigt bra matchning inte bara handlar om en rollbeskrivning – utan om dina erfarenheter, din potential och vad du faktiskt vill utvecklas inom. Därför utgår vi alltid från individen. Genom att förstå din bakgrund, dina drivkrafter och dina ambitioner kan vi koppla ihop dig med uppdrag och roller hos våra kunder där du får rätt förutsättningar att utvecklas och göra skillnad. Vårt mål är att bygga långsiktiga och meningsfulla samarbeten – både för dig som kandidat och för våra kunder. Arbetsbeskrivning Bakgrund och uppdragsbeskrivning En statlig aktör inom energisektorn genomför för närvarande en omfattande utbyggnad och förstärkning av det nationella elnätet. För att möta det ökade behovet söks ytterligare en resurs som ska arbeta med teknisk anläggningsdokumentation i stationsprojekt. Projekten syftar till att bygga nya, bygga om eller förstärka befintliga elnätsstationer. Uppdraget är i huvudsak inriktat på större stationsprojekt (gas- och luftisolerade stationer). Rollen är placerad inom en enhet för anläggningsdokumentation i en teknik- eller nätdivision. Som konsult ingår du i ett team av dokumentationsansvariga som leds av en teamledare. Arbetet sker till största delen i pågående projekt, i nära samarbete med projektorganisationer och tekniska specialister. I uppdraget ingår att beställa, ta emot, granska och följa upp dokumentationsleveranser från externa leverantörer samt att registrera teknisk dokumentation i organisationens system för tillgångsförvaltning. Dokumentationen omfattar bland annat ritningar, manualer och tekniska data kopplade till anläggningar, och utgör ett viktigt underlag för drift, underhåll och långsiktig förvaltning. Arbetsuppgifter Konsulten ansvarar för hantering av teknisk dokumentation i anläggningsprojekt från start till slut. Arbetet utförs inom projektorganisationen och innefattar även att stödja projektledningen i specialistfrågor samt bidra till att projektet levererar enligt uppsatta mål. I uppdraget ingår att: Delta i framtagande av förfrågningsunderlag Säkerställa att dokumentationskrav uppfylls av entreprenörer Koordinera dokumentationsleveranser (internt och externt) Utföra ritningsteknisk granskning Registrera granskad och godkänd dokumentation i system för tillgångsförvaltning Skallkrav 1. Minst 4 års erfarenhet av uppdrag i rollen som dokumentationsansvarig, dokumentationscontroller, datasamordnare, eller annan likvärdig roll med övergripande ansvar för teknisk anläggningsdokumentation. 2. Erfarenhet av arbete i minst 2 projekt kopplade till förvaltning, om- eller tillbyggnad av befintlig anläggning, exempelvis förvaltningsåtgärder, eller reinvesteringar. 3. Erfarenhet av överlämning av minst 1 projekt avseende dokumentation (relationshandlingar, drift- och underhållsdokumentation) till drift- och förvaltningsorganisation. 4. Behärska svenska språket mycket väl i tal och skrift. Meriterande 1. Erfarenhet från 1 projekt (under minst 1 år) inom transmissions- eller regionnät, exempelvis kraftstationer, ställverk eller större elnätsanläggningar. 2. Minst 2 års arbetslivserfarenhet av att ha jobbat med modellsamordning/BIM Ansökan När du söker via Techrytera AB söker du inte bara ett jobb – du påbörjar en dialog om din fortsatta karriär. Vi vill lära känna dig, din erfarenhet och dina ambitioner för att kunna matcha dig med rätt möjligheter hos våra kunder. Låter det intressant? Skicka in din ansökan eller hör av dig till oss så berättar vi mer. Vi ser fram emot att hitta nästa steg i din karriär tillsammans med dig.
Assistant at global beauty brand
We are looking for a person that is willing to learn administrative tasks and being an all over assistant to the current team of 3 people. Basic knowledge of Excel is a priority aswell as fluent in English both in writing and speaking. Job includes but not limited to: Monthly and weekly inventory counting Office management Warehouse management Creating shipping labels in Shopify and Fedex/UPS Booking pick ups with shipping companies Assistant to founder/Art director Assistant to order fulfillment manager Packing PR orders Full time position No remote work
Executive Assistant with a focus on AI-enabled operations at GaPP
We offer you A diverse and influential role in a dynamic, international, and academically driven environment. As Executive Assistant, you will work closely with the Director of the House of Governance and Public Policy (GaPP) and play a central role in ensuring that their time, attention, communications, and professional relationships are managed proactively and effectively. The position combines the trusted responsibilities of an experienced Executive Assistant with the opportunity to develop smarter ways of working through artificial intelligence and automation. You will help create structure in a complex, high-volume environment, improve workflows, and ensure that the Director is well prepared for meetings, decisions, travel, and stakeholder engagements. This is a role with significant scope for initiative, responsibility, and professional development. You will be trusted to exercise sound judgement, handle sensitive information, and act as a reliable operational partner. The role As Executive Assistant, you will manage a broad ecosystem of calendars, contacts, communications, meetings, travel, and follow-up activities. You will work with multiple internal and external stakeholder groups, often across different time zones. You will collaborate closely with your colleagues at GaPP as well as team members of other units at professional services, such as External relations. A central part of the role will be to protect the Director’s time and ensure that priorities are reflected in the calendar and daily agenda. You will also help introduce and maintain approved AI-supported workflows for tasks such as email triage, meeting documentation, research, drafting, reminders, and contact management. You will maintain human oversight of all AI-assisted processes and ensure that outputs meet the required standards for accuracy, confidentiality, tone, and professional judgement. Your tasks will include, but are not limited to: Managing a complex calendar across multiple priorities, stakeholders, and time zones. As well as resolving scheduling conflicts and protecting time for preparation. Preparing daily and weekly briefing materials, agendas, pre-reads, and priority lists. Ensuring that the executive is fully prepared for meetings, events, travel, and other commitments. Maintaining accurate and well-structured records of contacts, organizations, interaction history, and follow-up activities. Supporting stakeholder mapping and network analysis for strategic initiatives and decisions. Following up on decisions and actions to ensure that agreed deadlines are met. Organizing dinners, conferences, internal offsites, and other events. Coordinating domestic and international travel, including itineraries, visas, expenses, and contingency plans. Identifying and testing approved AI tools for scheduling, email management, summarization, drafting and administration. Build and maintain prompt libraries and workflow automations. Using AI-supported tools to produce meeting notes, extract actions, create reminders, and maintain data quality. Ensuring that personal data and confidential information are handled in accordance with applicable organizational, privacy, and information-security policies. Your profile We are looking for an experienced and highly organized Executive Assistant who combines excellent judgement and interpersonal skills with a strong interest in technology and new ways of working. You are proactive and attentive, with the ability to anticipate needs and create structure in an environment involving many stakeholders and competing priorities. You are comfortable making day-to-day decisions within agreed boundaries and know when an issue needs to be escalated. You work accurately and maintain a high level of discretion, even when dealing with sensitive information or rapidly changing circumstances. You are service-minded and collaborative while also being confident in protecting priorities and communicating on behalf of a senior executive. To succeed in the role, you should be curious about how AI can improve executive operations. You understand that AI tools require careful human oversight and use them thoughtfully, with attention to privacy, accuracy, security, and professional context. You are calm under pressure, solution-oriented, and comfortable moving between long-term planning and practical, hands-on tasks. Qualifications An academic degree or equivalent professional experience. Several years of relevant experience as an Executive Assistant, preferably supporting C-suite executives or other senior leaders. Proven experience managing complex calendars and stakeholder relationships. Experience coordinating meetings, events, projects, and domestic and international travel. Demonstrated experience using AI tools for productivity, automation, drafting, research, or information management. Experience working with CRM systems, calendar platforms, project-management tools, and digital collaboration environments. Written and spoken English and Swedish. Meritorious Experience working in higher education or another academically driven environment. International or cross-cultural working experience. Other This is a full-time, permanent position with an initial six-month probationary period. The position is based in Stockholm. Start date is according to agreement. We encourage you to apply promptly as we are actively reviewing applications on an ongoing basis. We look forward to receiving your application.
Switchboard/Workplace support Coordinator
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Switchboard/Workplace support Coordinator ( Vikariat )
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Switchboard/Workplace support Coordinator Fixed position
Stockholm, Sweden Switchboard/Workplace Support Coordinator Role summary As a Switchboard/Workplace Support Coordinator, you will play a key role in delivering workplace services and support to employees, visitors, and stakeholders. Acting as a primary point of contact, you will manage a wide range of workplace-related services including customer service, switchboard operations, issue management, administrative support, and workplace systems. The role requires a proactive and service-oriented mindset, ensuring that inquiries, requests, and incidents are handled efficiently and professionally. You will collaborate with internal and external stakeholders to enhance the workplace experience and support continuous service improvement. As the workplace organization evolves, the role may also include responsibilities related to access management and identification services. Responsibilities Customer Service & Workplace Support Respond to requests and inquiries via phone, email, and other communication channels. Deliver outstanding customer service to employees, visitors, and stakeholders. Investigate, coordinate, and resolve workplace-related issues, incidents, and service requests. Collaborate with internal teams, service partners, and vendors to ensure timely resolution of inquiries and incidents. Support workplace services including goods handling, mail-related inquiries, remote reception services, workplace projects, and operational initiatives. Maintain accurate records and documentation related to workplace services. Perform other duties as assigned. Switchboard Operations Answer incoming calls and direct callers to the appropriate departments or personnel. Manage multiple communication channels professionally and efficiently. Provide information to callers and take messages when required. Support emergency communication procedures when required. Systems & Administration Act as a superuser for workplace systems and support users when required. Coordinate and dispatch incoming fault reports to the appropriate teams. Perform administrative duties including data entry, filing, correspondence, invoice scanning, and archiving. Prepare reports, statistics, and documentation to support operational performance. Future Scope Support access management and identification services, including administration of employee and visitor access solutions. Coordinate processes related to workplace access and security requirement Qualifications, Education and Experience Passion for delivering outstanding customer experience with a high level of professionalism and integrity. Very good knowledge of Swedish and English, both written and spoken. High school diploma or equivalent. Experience from customer service, reception, switchboard, administration, or workplace support is an advantage. Good digital skills and ability to work effectively across multiple systems and tools. Communication Skills Excellent verbal and written communication skills. Ability to communicate professionally with stakeholders at all levels. Strong listening, interpersonal, and customer service skills. Positive, professional, and solution-oriented approach. Reasoning Ability Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. High level of accuracy, attention to detail, and organization. Ability to assess situations and take appropriate action. Health, Safety & Environment Responsible for personal safety and the safety of others affected by your work. This includes: Completing all required QHSE training. Following company policies, procedures, and HSE requirements. Participating in QHSE activities as required. Reporting hazards, unsafe conditions, incidents, and near misses. Following safe work practices relevant to the work environment. Working hours and location This position is based at the client's premises in Kista. This role requires onsite presence Monday to Friday, 08:00 to 17:00, or 7.30-16.30 depending on business needs. Occasional travel to other locations may be required.
Transport Operations coordinator-Stockholm
Transport Operations Coordinator - Stockholm ShazaibGroup AB Transport and Delivery Services | Municipality: Stockholm Extent: Full-time Duration: Until further notice Employment type: Permanent employment (incl. possible probationary period) About the job Job Description ShazaibGroup AB is looking for a motivated, responsible, and well-organized Transport Operations Coordinator to support our daily transport and delivery operations in Stockholm. ABOUT THIS ROLE As a Transport Operations Coordinator, you will be responsible for planning, coordinating, and monitoring daily operational activities. You will help ensure that assignments are properly scheduled, information is communicated effectively, and daily operations run smoothly and efficiently. This is a coordination and administrative position. No driving duties are included in this role. The position requires strong organizational skills, good communication, and the ability to manage several tasks at the same time. ROLES & RESPONSIBILITIES • Coordinate and monitor daily transport and delivery operations. • Plan schedules, assignments, and operational activities. • Monitor ongoing assignments and follow up on their completion. • Handle operational changes, delays, and scheduling issues. • Maintain professional communication with customers and team members. • Keep operational records and documentation accurate and up to date. • Assist with workforce planning and scheduling. • Support management with daily administration and operational reports. • Help improve operational efficiency and service quality. • Ensure company procedures and operational requirements are followed. WE ARE LOOKING FOR YOU WHO • Has experience in coordination, logistics, transport, delivery services, administration, customer service, or a similar field. • Is organized, responsible, and able to work independently. • Has strong communication, planning, and problem-solving skills. • Can manage multiple tasks and changing priorities in a fast-paced environment. • Is comfortable using computers and standard office software, including Microsoft Word and Excel. • Has good English communication skills. • Knowledge of Swedish and additional languages is meritorious. • Previous experience in an operational, administrative, coordinator, dispatcher, or team-support role is an advantage. QualificationsEducation - Meritorious • Upper-secondary education or equivalent. • Post-secondary education in logistics, transport, business administration, management, or a related field is an advantage. Work Experience - Meritorious • Experience in operations coordination or administration. • Experience in logistics, transport administration, courier or delivery operations. • Experience in customer service, scheduling, planning, or team support. Skills • Good organizational and time-management skills. • Good communication and customer-service skills. • Ability to work independently and as part of a team. • Basic to good knowledge of Microsoft Word and Excel. • Ability to maintain records, schedules, and operational documentation. Languages - Meritorious • English • Swedish • Additional languages are an advantage. Other information Salary type: Fixed monthly salary Where is the workplace located? The workplace is located in Stockholm County. Employer ShazaibGroup AB Organisation number: 559442-9200
Administrative Staff 1 Position
The Administrative Staff provides day-to-day administrative and office support to China Eastern Airlines’ Stockholm Office and assists the Finance Manager with certain basic financial operations and finance-related administrative tasks. Key responsibilities include: Maintain documents, files and office records; Assist with office supplies, fixed assets and office facilities; Support attendance, leave, training and basic personnel administration; Assist with invoices, reimbursement documents, payment requests and other expense-related records; Support the Finance Manager with basic financial operations, including preparation of expense documentation, vouchers and payment materials, basic data entry, reconciliation support and related financial administration; Assist with routine coordination with the Company’s finance department, external accounting service providers, banks and other relevant parties; Maintain routine contact with suppliers, landlords and other service providers; Arrange meetings, receive visitors and provide general office coordination; Maintain contracts, licences and other important documents; Perform other administrative, finance-support and office-related duties as assigned.
Administratör till IT-företag
Är du en noggrann och nyfiken administratör som gillar återbruk, IT och att nörda ner dig i system och detaljer? Då kan detta konsultuppdrag vara något för dig! Vår kund förändrar hur företag köper, använder och avvecklar IT-utrustning. Kunden tar emot, säkrar, återbrukar, rekonditionerar och återför IT-utrustning till marknaden. Om rollen Som administratör har du en central roll hos kunden. Du blir en del av ett kundcenter och ditt närmaste team består av fem personer. Här arbetar ni nära både kollegor och kunder i en miljö där samarbete, utveckling och god stämning står i centrum. Dagarna varierar, men dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att: Ansvara för onboarding av nya kunder och säkerställa en smidig och strukturerad uppstart Hantera administrativa flöden, inklusive återtag och vidareförsäljning av IT-utrustning Koordinera lagerhållning, registrering och uppföljning av utrustning Hantera orderläggning, leveranser och fakturering Säkerställa korrekt administration i affärssystem och externa portaler Samverka med interna team, leverantörer och externa partners Bidra till uppföljning, kvalitetssäkring och förbättring av processer och arbetssätt Rollen innebär många och breda kontaktytor, bland annat med säljorganisationen, affärsansvariga, leverans- och logistikfunktioner, ekonomi, externa partners och kunder. Rollen kommer också att utvecklas i takt med verksamhetens och affärens behov. Vem är du? Vi söker dig som trivs i en administrativ och koordinerande roll där struktur, service och samarbete är viktiga delar av vardagen. Kunden befinner sig på en spännande transformationsresa, vilket innebär att du behöver trivas med förändring och varierande arbetsuppgifter. Det viktigaste är att hitta rätt person, men vi ser gärna att du har erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis IT, logistik, återtag eller tjänsteleveranser. Du har med fördel arbetat med order, lagerhantering och fakturaflöden och är van vid att arbeta i flera olika system. Som person är du trygg, ansvarstagande och flexibel. Du arbetar strukturerat och noggrant och har förmågan att hantera flera parallella uppgifter. Du är serviceinriktad och lösningsorienterad med god kommunikativ förmåga och lätt för att samarbeta med andra. Vill du veta mer? Detta är ett konsultuppdrag på 12 månader med möjlighet till förlängning. Du blir anställd som konsult hos OnePartnerGroup och kommer att vara placerad på vår kunds huvudkontor i Stockholm. Tillträde sker omgående, så vänta inte med att skicka in din ansökan. Vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Med hänsyn till GDPR tar vi inte emot ansökningar via mejl. Har du frågor om tjänsten eller vill veta mer om rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta Marie Bodén på marie.boden@onepartnergroup.se eller Christina Stenbeck på christina.stenbeck@onepartnergroup.se. När du blir en av oss Som konsult på OnePartnerGroup omfattas du av kollektivavtal med bland annat försäkringar, tjänstepension och fackliga relationer. Du har också regelbunden kontakt med din konsultchef. Hos oss får du möjlighet att testa nya utmaningar och utvecklas under trygga förhållanden. På OnePartnerGroup arbetar vi med rekrytering och bemanning med en tydlig drivkraft – att se dig lyckas och nå dina mål på både kort och lång sikt. Med lokal förankring på ett 50-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi nära dig. Vi ser fram emot att höra från dig!
Linux System Administratör
Vill du arbeta med moderna Linuxmiljöer och bidra till drift, utveckling och automatisering av verksamhetskritiska IT-plattformar? Vi söker erfarna Linuxtekniker som vill arbeta som konsulter i spännande uppdrag hos våra kunder. Hos oss får du möjlighet att arbeta i tekniskt avancerade miljöer där säkerhet, stabilitet och automation står i fokus. Om rollen Som Linuxtekniker arbetar du med drift, förvaltning och vidareutveckling av Linuxbaserade serverplattformar. Du blir en viktig del av ett team som ansvarar för att säkerställa hög tillgänglighet och stabilitet i verksamhetskritiska IT-miljöer. Uppdragen varierar beroende på kund och kan omfatta allt från daglig drift och support till automatisering, systemförbättringar och deltagande i infrastrukturprojekt. Du får en central roll i att utveckla moderna Linuxmiljöer och bidra till effektiva, säkra och hållbara IT-lösningar. Exempel på arbetsuppgifter Administrera, drifta och vidareutveckla Linuxbaserade servermiljöer. Installera, konfigurera och uppgradera servrar och tekniska plattformar. Utföra patchhantering och säkerställa en stabil och säker servermiljö. Automatisera processer och standardisera arbetssätt med hjälp av skript och konfigurationsverktyg. Delta i projekt kopplade till infrastruktur och teknikplattformar. Felsöka och lösa incidenter i nära samarbete med drift- och supportteam. Säkerställa att plattformar följer gällande säkerhetskrav och tekniska riktlinjer. Bidra till kontinuerliga förbättringar av drift, automation och tekniska lösningar. Vi söker dig som Har minst 2–3 års erfarenhet av Linuxadministration med fokus på serverdrift. Har erfarenhet av större driftmiljöer eller komplexa IT-infrastrukturer. Har goda kunskaper i Bash, Python eller andra relevanta scriptspråk. Har erfarenhet av automation och konfigurationshantering. Har ett stort intresse för Linux, infrastruktur och modern IT-drift. Är noggrann, lösningsorienterad och trivs med att arbeta i team. Har ett säkerhetstänk och ett intresse för att utveckla stabila och hållbara IT-miljöer. Har B-körkort. Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska. Meriterande Erfarenhet av Red Hat Enterprise Linux, SUSE Linux Enterprise eller motsvarande Linuxdistributioner. Erfarenhet av SUSE Manager, Red Hat Satellite eller liknande administrationsverktyg. Erfarenhet av Ansible, Docker och Kubernetes. Erfarenhet av systemhärdning och säkerhetsanpassning av Linuxmiljöer. Erfarenhet av virtualisering, CI/CD eller Infrastructure as Code. Om Infinity IT Consulting Infinity IT Consulting är det personliga konsultbolaget där människorna står i fokus. Vi bygger långsiktiga relationer med både konsulter och kunder och tror på kvalitet, hållbarhet och ett nära samarbete över tid. Hos oss får du utvecklas i uppdrag som matchar din kompetens och dina ambitioner, samtidigt som du blir en del av ett engagerat team där kunskapsdelning, prestigelöshet och utveckling är en självklar del av vardagen. Känns detta som något för dig? Skicka gärna in din ansökan redan idag – vi arbetar med löpande urval och ser fram emot att höra från dig!
Junior KMA-samordnare / administratör
PMI Clean AB söker en junior KMA-samordnare / administratör som vill utvecklas inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö i en bred och varierad roll. Vi söker dig som är i början av din karriär och har ett intresse för kvalitet, miljö och arbetsmiljö (KMA). Du behöver inte vara färdigutbildad KMA-samordnare eller ha flera års erfarenhet – det viktiga för oss är att du har en bra grundförståelse för området, är driven och lösningsorienterad. Hos oss får du möjlighet att utvecklas vidare inom KMA och arbeta praktiskt med kvalitet, miljö och arbetsmiljö utifrån våra etablerade arbetssätt och ledningssystem. Om rollen Tjänsten är en kombinerad roll där ungefär 50 % av arbetet är inom KMA och 50 % består av administrativt stöd till övriga funktioner i organisationen. Rollen innebär att du bland annat kommer att arbeta med: Löpande arbete och uppföljning inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö Uppdatering och hantering av rutiner, dokument och register Uppföljning av avvikelser, egenkontroller och riskbedömningar Arbete i vårt ledningssystem, och med ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001 Förberedelser och dokumentation inför interna och externa revisioner Den administrativa delen innebär att du stöttar olika funktioner inom organisationen med exempelvis dokumentation, sammanställningar, uppföljningar och andra löpande administrativa uppgifter. Som person ska du vara driven, lösningsorienterad, strukturerad och noggrann, med förmåga att ta ansvar för dina arbetsuppgifter och driva dem framåt. Du trivs i en varierad roll där du arbetar självständigt samtidigt som du samarbetar med flera funktioner inom organisationen. Relevant utbildning inom kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller administration är meriterande, men inget krav. Du har god datorvana och känner dig bekväm med Office-paketet. Tidigare erfarenhet från service-, lokalvårds- eller liknande verksamhet är meriterande men inget krav.
Matcha ditt befintliga CV mot dessa jobb
Ladda upp ditt CV på 30 sekunder. Vår deterministiska matchningsmotor räknar ut ditt exakta matchningsbetyg och AI:n hjälper dig skräddarsy din ansökan.